Zamiast posłuchać możesz poczytać

Zarządzanie w stylu Halloween

Dzisiejszy odcinek nagrywam właśnie po to, aby menadżerowie zarządzający zespołem nie musieli się bać i aby nie musieli się bać ich pracownicy. Nie ma nic gorszego niż powielane błędy, takie, które powielane są co roku. Tak, jak Halloween część z Was obchodzi każdego roku, tak samo błędy w zarządzaniu, o których będę mówić, pojawiają się niejednokrotnie. Niestety muszę się przyznać do jednej ważnej rzeczy: 9 przerażających błędów w zarządzaniu, które za chwilę będę omawiać, to są błędy, które zdarza mi się samemu popełniać. Niestety niejednokrotnie sam się na nich łapię, co wpływa na efektywność zarządzania, na mój zespół i na wyniki całej firmy. Drogi Menadżerze, Droga Menadżerko spróbuj dostrzec, który z tych błędów pojawia się u Ciebie. Jeśli będziesz potrafił/a je eliminować, będzie Ci dużo prościej zarządzać zespołem, a Twoi pracownicy nie będą się bać.

1 przerażający błąd: brak feedbacku.

Brack feedbacku w dwie strony, czyli w relacji menadżer-pracownik i pracownik-menadżer oraz brak feedbacku szczególnie dla ludzi, którzy uzyskują dobre wyniki. To jeden z podstawowych błędów menadżera. Jeśli nie udzielasz na bieżąco feedbacku i nie jest on traktowany jako rozmowa rozwojowa, tylko jako czepianie się, to nie możesz nauczyć się wyciągania wniosków czy zmieniania nawyków u pracowników. Jeśli ten feedback nie jest czymś naturalnym, jeśli udzielasz go tylko i wyłącznie w sytuacjach trudnych i negatywnych, wtedy on bardzo często nie jest traktowany jako część rozwojowa. Twoi ludzie nie mogą się rozwijać, chociaż może nie tyle, że nie mogą, co nie mają ochoty i wcale nie traktują tego rozwojowo, ponieważ mają poczucie, że się „czepiasz”. Jeśli zaś mówimy o feedbacku dwustronnym, chodzi w nim o to, że my jako menadżerowie także powinniśmy oczekiwać feedbacku od swoich pracowników. Oni powinni nam mówić co robimy źle, co powinniśmy poprawić, czego oni wymagają, bo jeśli nie dostajemy tego feedbacku, to nie wiemy co siedzi w ich głowach. Nie wiemy, co jako menadżerowie, możemy zrobić lepiej i efektywniej, bo po prostu nie mamy informacji. Przerażające jest to, że menadżerowie wcale nie chcą tego feedbacku uzyskać! Okazuje się, że w wielu sytuacjach, gdy pracuję z menadżerami, dowiaduję się, że nie pytają o feedback, bo nie chcą usłyszeć co robią źle. Wcale nie czują się dobrze, kiedy dostają szczegółową informację zwrotną o tym, że nie dowożą jakiegoś celu, że nie ma ich w biurze, kiedy są potrzebni, że nie załatwiają tematów, które są ważne dla pracowników. To jest bardzo poważny błąd, ponieważ jeśli jako menadżer nie potrafię przyjmować feedbacku, to jak mogę oczekiwać, że moi pracownicy będą go przyjmować? Drogi Menadżerze, Droga Menadżerko – proś o feedback! To jest jedna z najważniejszych rzeczy w zarządzaniu. Drugą stroną medalu jest brak feedbacku dla ludzi, którzy uzyskują dobre wyniki. Często zapominamy o tych ludziach, nie inwestujemy w nich czasu, a oni też potrzebują feedbacku. Kiedy ja zarządzałem działem Szkoleń i Jakości i na ogół robiłem dobrą robotę, to najczęściej rozmawiałem z moimi szefami w momencie, kiedy coś jednak poszło nie tak. Rzadko kiedy dostawałem informację zwrotną o tym, że wykonuję dobrą robotę, bo to było dla nich oczywiste. Skoro robiłem wyniki, to wiadomo, że robiłem dobrą robotę. Niestety nie wiadomo. Ja, jako pracownik, czułem się wtedy niedoceniony, brakowało mi tej informacji. Nie popełniajcie tego błędu! Mi się to zdarza ze względu na to, że dużo podróżuję, realizuję dużo projektów i okazuje się, że rzadko bywam w biurze. Sam łapię się dokładnie na tym, że nie udzielam feedbacku pracownikom, którzy naprawdę robią rewelacyjną robotę – robią wyniki, opiekują się wieloma tematami. Ja oczywiście najczęściej zauważam ten element, który nie działa albo coś, co nie zostało dopięte do końca. I jak oni się wtedy czują? Z mojego doświadczenia niestety nie najlepiej. Drogi Menadżerze, Droga Menadżerko, a więc feedback w dwie strony i dla ludzi, którzy robią dobre wyniki. 

2 przerażający błąd: brak pokory.

Brak pokory u menadżera to jeden z największych problemów. „Przecież jestem menadżerem, więc ja już wiem wszystko, jestem omnibusem i nie mylę się”. Chodzi o to, że nasi pracownicy, którzy bardzo często są zachęcani do przyjścia do menadżera, kiedy chcą o czymś porozmawiać, nie chcą przychodzić, bo wiedzą, że menadżer jest nieomylny i nie chcą inwestować swojego czasu w to spotkanie. Wiedzą, że ten menadżer i tak ma swoje zdanie i tak ich nie wysłucha. Jeśli podejmie decyzję, to ona jest niepodważalna.  A często przy tych decyzjach, działaniach, brakuje nam jednej ważnej rzeczy – pokory. Ja też mogę się mylić, też mogę mieć gorszy dzień i też mogę wielu rzeczy nie zauważać. Tylko, jeśli zarządzasz zespołem, musisz pamiętać o tym, że pokora jest ważna. Przyznaj się do błędu, pokażmy, że nie wszystko wiemy i nie wszystko potrafimy, a w ten sposób nasi pracownicy będą mieli całkowicie inne poczucie i złapiemy od nich dużo więcej szacunku, ludzkiego spojrzenia, ponieważ chodzi o tą jedną ważną rzecz – nasi pracownicy są najważniejsi. Wiele osób o tym mówi, ale mało kto tak naprawdę działa. Pokora jest cnotą moralną, która w ogólnym rozumieniu polega na tym, że uznajemy własne ograniczenia, nie wywyższamy się ponad innymi i unikamy chwalenia się swoimi dokonaniami. Niestety często jest tak, że kiedy zespół osiąga sukces to menadżer próbuje go sobie przypisać, a jeśli zespół nie osiąga sukcesu – to jest to wina ludzi i to oni są niekompetentni, nieogarnięci i nie wykonują swoich obowiązków. Powinno to działać całkowicie odwrotnie. Jeśli potrafisz przyznać, że nie jesteś doskonały/a i popełniasz błędy, to Twoi ludzie będą Cię bardziej szanować. Szacunek w zarządzaniu to bardzo ważna rzecz, bo będzie on wpływać na efekty pracowników.

3 przerażający błąd: brak ciągłego rozwoju.

Brak ciągłego rozwoju siebie jako menadżera i swoich pracowników. Na rozwój nigdy nie ma czasu, bo cały czas trwa tzw. bieżączka. Jeśli Drogi Menadżerze, Droga Menadżerko przestaniesz się rozwijać, edukować i pozyskiwać wiedzę o tym jak jeszcze lepiej zarządzać i prowadzić zespoły, to utkniesz w codzienności. Wejdziesz do jednego gara, w którym będziesz się cały czas kręcić dookoła i nie będziesz w stanie poza niego wyjść. Nie będziesz w stanie osiągać lepszych efektów, nie będzie to wpływało na Twoje strategie działania. Nie ma jednej dobrej strategii, warto je zmieniać, doskonalić i warto szukać nowych rozwiązań. Jeśli Twoi ludzie będą widzieli, że sam się nie rozwijasz, to czy sami będą mieli ochotę do samorozwoju? Nie rzadko spotykam się z sytuacją, w której pracownicy mówią, że menadżer wie mniej niż pracownik, ma mniejsze pojęcie. Wtedy bardzo trudno jest im nabrać szacunku do menadżera i widzieć go jako wzór, który warto powielać. Drogi Menadżerze, Menadżerko – inwestuj czas w rozwój, nie mów, że nie masz czasu, bo możesz się doszkalać przez 5, 10 czy 15 minut dziennie. Jadąc do pracy możesz włączyć sobie audiobooka, zamiast Netflixa i kolejnego serialu. Drugą rzeczą jest ciągły rozwój Twoich ludzi, którzy też go potrzebują. Jeśli przestaniesz inwestować w ludzi i przestaną się oni rozwijać, po prostu odejdą. Dobrze wiesz, że zatrudnienie nowego pracownika i pozbycie się tego, który już kilka lat z Tobą pracuje jest ogromnym kosztem i wysiłkiem dla Ciebie i dla firmy. Nie popełniaj więc tego błędu i dbaj o ciągły rozwój. 

4 przerażający błąd: brak wyznaczania jasnych celów.

Jeśli ludzie nie mają jasnego, klarownego celu, co mają zrobić, dokąd dążą i co mają robić, to tak naprawdę robią wszystko po swojemu. Jeśli masz wtedy do nich pretensje, to oni nie wiedzą o co. Po Twojej stronie leży wyznaczanie jasnych i konkretnych celów! To Ty jako menadżer powinieneś wyznaczyć, do czego dążymy, jakie kroki powinniśmy podjąć. Oczywiście możesz angażować w to zespół, ale to Twoją rolą jest określenie tego, gdzie dążycie i co chcecie osiągnąć. Cel powinien być jasny, bardzo konkretny, mierzalny, ustalony w czasie i przede wszystkim… Rozliczany. Jeśli nie rozliczasz celów lub przypominasz sobie raz kiedyś, że taki cel trzeba rozliczyć, Twoi pracownicy nie będą się skupiali na tym co mówisz, lub jedni będą pracować lepiej, a drudzy gorzej. Jeśli cel, który stawiasz jest niemożliwy do osiągnięcia, to będzie on demotywujący dla ludzi, którzy próbują go osiągnąć. Co dobrego wyniknie z tego, że przez na przykład 9 miesięcy nikt nie był wstanie osiągnąć celu? Coś tu jest nie tak, więc może zastanów się nad tym, czy nie wyznaczać mikro celi, czyli pewne kamienie milowe, do których pracownik ma dojść. To pozwoli im przełożyć to na ten duży sukces. 

5 przerażający błąd: brak czasu dla ludzi. 

Jest to bardzo przerażający błąd i taki, pod którym ja się wyraźnie podpisuję i mocno się z nim identyfikuję i niestety powielam go wielokrotnie. Jeśli Drogi Menadżerze, Droga Menadżerko nie masz czasu dla swoich ludzi, nie masz czasu z nimi pracować, ich rozwijać, wysłuchać czy określić jasne i klarowne cele, to okaże się, że ludzie pozostaną, jak to się kolokwialnie mówi „samopas”, i niestety nie będą rozwijali się w tym kierunku, na którym Ci zależy. Ludzie potrzebują Twojego czasu. Jako menadżer powinieneś więc mieć czas dla swoich ludzi, a nie tylko na raporty i dziesiątki innych rzeczy. Jeśli chcesz, by Twoi ludzie coś zmienili, musisz poświęcić im czas. Jeśli chcesz, by ludzie wykonywali dobrze swoje zadania, to musisz poświęcić im czas. Ja celowo używam słowa „musisz”, bo jeśli nie masz dla nich czasu, to wpływa to na ich motywację i chęci i będą wykonywać zadania inaczej, niż Ty chcesz. Musisz poświęcić pracownikom czas szczególnie, gdy chcesz by inaczej niż dotychczas wykonywali zadania. Musisz mieć czas na feedback, na pracę z nimi i na wysłuchanie ich. Jeśli nie dajesz im czasu, to pojawia się wiele frustracji po stronie pracowników, która często jak efekt kuli śnieżnej przybiera na wadze – z małej rzeczy robi się wielka. Jeśli nie masz czasu, bo jesteś ciągle zajęty, ciągle spędzasz czas na spotkaniach, bo masz telekonferencję za telekonferencją i wideo za wideo, to Twoi ludzie nie mają nawet z kim pogadać, a nie zawsze są w stanie każdy problem załatwić między sobą. Drogi Menadżerze, Menadżerko, nie szukaj wymówek, tylko szukaj czasu dla swoich ludzi. 

6 przerażający błąd: Zosia-samosia czyli brak delegowania.

Jeśli nie delegujesz zadań i nie obarczasz ludzi odpowiedzialnością za dane zadanie, to wtedy masz coraz mniej czasu, o którym przed chwilą mówiłem. Zajmujesz się mikrozarządzaniem mikro zadań, których już dawno nie powinieneś wykonywać. Ten błąd pojawia się szczególnie u młodych menadżerów, ale znam również wieloletnich menadżerów, którzy cały czas nie potrafią delegować zadań. Umiejętność delegowania zadań jest jedną z najważniejszych, o której musisz pamiętać, by mieć czas. Musisz delegować zadania także dlatego, by ludzie czuli, że im ufasz i by mieli pewną odpowiedzialność. Oczywiście musisz uważać, by nie delegować ich za dużo, bo jeśli będziesz przeciążać pracowników, to pojawi się frustracja. Samo delegowanie jest ważne i istotne. Zastanów się nad zadaniami, które wykonujesz na co dzień i które z nich mógłbyś/ałbyś wydelegować? Najlepiej przygotuj listę, bo kiedy pytam menadżerów czym się zajmują to najczęściej dostaję odpowiedź, że wszystkim. Ta odpowiedź jest taka, ponieważ menadżerowie sami nie są w stanie tu i teraz określić ilości zadań, które wykonują każdego dnia. Zachęcam Cię więc do sporządzenia takiej listy, nawet z jednego dnia, i do zapisania rzeczy, które zajmują Twój czas. Po takim dniu, jednym lub dwóch, zastanów się, które rzeczy z tej listy możesz oddelegować i komu. Kiedy ja zarządzałem dużym zespołem, w sumie ponad 50 osobami, to często wykonywałem na przykład raporty, które wymagała ode mnie góra. Zawsze zostawiałem je na koniec, bo mnie męczyły, zajmowały dużo czasu, nigdy nie lubiłem tego robić, aż do momentu kiedy jeden z moich pracowników powiedział, że można to w prosty sposób usprawnić. Powiedział, że zrobi połączenie między plikami, dane będą się zasysały i raport będzie gotowy niemal od razu. Tak naprawdę to pracownik, który usprawnił dla mnie tworzenie raportów, sam poprosił o oddelegowanie mu tego zadania. Od tego czasu on się tym zajmował, jemu sprawiało to przyjemność i robił to trzy razy szybciej niż ja, a ja mogłem zajmować się innymi rzeczami. Nie bójcie się delegować zadań. Możecie oczywiście znaleźć czas na to, by wyjaśnić jak jakieś zadanie jest ważne i w jaki sposób należy je wykonać.

7 przerażający błąd: zamiatanie problemów pod dywan.

Z małych rzeczy robią się wielkie problemy. Często menadżerowie wychodzą z założenia, że ich to nie dotyczy i pracownicy powinni załatwić problem między sobą. Oczywiście mamy po drugiej stronie dorosłych ludzi, którzy wiele tematów i wiele konfliktów mogą załatwić między sobą, ale wiele problemów nie są w stanie załatwić sami. Tutaj rola menadżera jest bardzo ważna. Nie możesz zamiatać rzeczy pod dywan, jeśli pojawia się konflikt i nie odetniemy głowy temu smokowi w zarodku, to on będzie cały czas rósł i będzie narastał też przy innego typu sytuacjach. Twoim zadaniem jest to, żeby Twoi pracownicy w Twoim zespole czuli się dobrze. Oni nie muszą się kochać, ani uwielbiać, chodzi o to, by umieli ze sobą współpracować. Jeśli pojawiają się konflikty, to trzeba je zakończyć jak najszybciej, a wcale nie jest to proste. Nie raz spotkałem się z sytuacją, kiedy menadżer mówi, że zajmie się daną sytuacją jutro, bo dzisiaj to już nie jest dobry dzień, a jutro dzieje się dużo innych rzeczy i znowu nie ma na to czasu. Wchodzenie między strony w konflikcie nie jest proste, ale jest konieczne. Na pewno nie jest też miłe, ja sam, kiedy wchodzę w konflikt nie czuję się z tym komfortowo. Nie sztuką jest powiedzieć: od dzisiaj macie się dogadywać! Pewnie dobrze sobie zdajecie sprawę z tego, że to niewiele zmieni. Sztuką jest rozwiązać ten konflikt w dobry sposób. Nie jest to proste, ale nie zamiatajcie konfliktów pod dywan.

8 przerażający błąd: skupianie się na błędach, a nie na rozwiązaniach.

Tu trochę wrócimy do tematu feedbacku. O samym feedbacku nagrałem już kilka odcinków, więc jeśli nie mieliście jeszcze okazji ich przesłuchać, to zapraszam: Odcinek 16 – 8 błędów, których warto unikać dając feedback, Odcinek 22 – Feedback czy Feedforward? , Odcinek 29 – Klucz do skutecznego feedbacku – metoda FUKO + KP     i Odcinek 34 – Jak przekształcić feedback w złoto – model GOLD w pracy managera. Wracając do bieżącego tematu, bardzo często skupiamy się na błędach, czyli na przeszłości. Bardzo często pytamy wtedy taką wyuczoną formą: dlaczego nie przygotowałeś tego raportu, dlaczego nie osiągnąłeś wyniku, dlaczego ta przesyłka nie przyszła na czas, itd… Skupiając się na przeszłości tak naprawdę nakierowujesz swoich ludzi na to, by szukali wymówek dlaczego czegoś nie zrobili. Jeśli zadajesz pytanie swojemu pracownikowi, dlaczego czegoś nie zrobił, to czy kiedykolwiek nie miał on wymówki? Czy zdarzyło się, że pracownik przyznał, że czegoś nie zrobił, bo na przykład zapomniał? Pracownik zawsze dodaje: „bo miałem bardzo dużo rzeczy do zrobienia” lub „zajmowałem się inną ważną sprawą”, czyli zawsze ma wymówkę. Menadżerze, Menadżerko to pytanie dla Ciebie: czy ma dla Ciebie znaczenie, dlaczego tego nie zrobił? Czy może większe znaczenie ma dla Ciebie, by ta sytuacja nie pojawiła się ponownie? Przejdźmy trochę w przyszłość – nie zajmujmy się błędami, tylko rozwiązaniami tych problemów i błędów. Skup się i swoich ludzi na rozwiązaniu. Pracownicy i tak będą próbowali wracać do przeszłości i szukania wymówek, ale można ich nauczyć jednej ważnej rzeczy: to się już stało. Oczywiście dane z tej sytuacji można wykorzystać do analizy, ale chodzi o to, żebyś umiał rozwiązywać problemy i szukać rozwiązań błędów. To pozwoli Ci zaoszczędzić bardzo dużo czasu, bo zamiast rozmawiać o tym, co się wydarzyło, będziesz rozmawiać o tym co ma się wydarzyć. 

9 przerażający błąd: brak komunikacji.

Ostatni błąd w tym odcinku jest bardzo przerażający. Menadżerowie zazwyczaj zakładają, że ich zespół wie, co robi. Niestety, bez dostarczenia im odpowiednich instrukcji, będą popełniać błędy. Często nie komunikujemy się w bardzo ważnych kwestiach, tego co się zmienia w firmie i jak coś działa. Te błędy komunikacyjne kosztują nas, jako menadżerów i nas jako całej firmy, najwięcej. Kiedy brakuje bieżącej komunikacji, ludzie będą sobie dopisywali te brakujące elementy i w ten sposób okaże się, że bardzo dużo Cię to kosztuje. Nie będą się dziać usprawnienia, nie będzie opcji, żeby zrobić coś lepiej, klienci będą nie do końca zaopiekowani, bo to pracownicy sami będą sobie wyznaczać priorytety. Jeśli nie będziemy na bieżąco ze strategią to ludzie będą sobie dopowiadali, będą myśleli, że być może dzieje się dobrze, być może źle, a może firma coś przed nimi ukrywa i dlatego nie wiedzą jak działać dalej. Informujcie więc ludzi o tym, co się dzieje, rozmawiajcie z nimi. Jak pewnie zauważyłeś/aś wszystkie punkty są ze sobą powiązane, bo często nie komunikujesz się, ponieważ nie masz czasu. Często ludzie nie mają informacji, bo nie otrzymują feedbacku. Wszystkie 9 punktów, o których dziś powiedziałem są bardzo ważne, ale nie są to jedyne błędy, bo na pewno można znaleźć ich więcej. Jeśli takie znajdziesz, napisz o nich w komentarzu pod dzisiejszym odcinkiem. Niestety jednak większość z tych błędów nadal często się pojawia. Te błędy są także moje, na różnych etapach zarządzania je popełniałem i niestety nadal popełniam. Staram się, chociaż może to złe słowo, aby było ich coraz mniej, żebym był coraz lepszym szefem. Mam w sobie trochę pokory i wiem, że wielu rzeczy nie robię idealnie i ta świadomość daje mi jedną rzecz: motywację do tego, by pewne rzeczy robić lepiej.

Możesz to naprawić!

Nie takie straszne to zarządzanie, jak je malują. Pamiętając o tym, że mamy dzisiaj Halloween, pomyśl, co zrobić, aby się tego zarządzania jednak nie bać i żeby Wasi ludzie się nie bali. Pomyśl jak zrobić coś każdego dnia, co sprawi, że będziesz o 1 procent lepsi. Wybierz jeden z błędów, które popełniasz i zajmij się nim, zastanów się, co możesz zrobić, żeby tego błędu unikać lub go zminimalizować. Po prostu wrzućcie swój „ulubiony” błąd na tapet i zacznijcie działać.