Zmiany w organizacji – jak rozmawiać z Pracownikami?

Zmiany w organizacji są nieodłącznym jej elementem związanym z rozwojem. Niezależnie od przyczyny zaistnienia zmiany jak i jej obszaru wymaga ona podejścia procesowego. W dzisiejszych czasach zdolność szybkiego adaptowania się organizacji co do zmian jest kluczowa, natomiast nie jest już czynnikiem wyróżniającym firmę, jak to było kiedyś. Teraz jeśli firmy nie są w stanie szybko reagować na zmiany zewnętrzne – konkurencja je najprawdopodobniej wyprzedzi.

Organizacja to ludzie, którzy ją tworzą.

W każdej osobie, której dotyczy ten proces, powinna zadziać się wewnętrzna zmiana. Jednak kiedy pojawia się komunikat o czymś nowym, szczególnie gdy jest to znacząca zmiana, pojawia się też wiele emocji. Spójrzmy na model Kubler Ross, który pokazuje stosunek jednostki względem dwóch wymiarów: w czasu i efektywności.

• Pierwszy etap to zaprzeczanie. Pracownik w tym momencie nie czuje, żeby zmiana dotyczyła go osobiście. Emocje, które pojawiają się w tej fazie to niedowierzanie, wyparcie zmiany oraz szok. Co może zrobić menadżer? Dawać konkretne zadania, dokładnie wyjaśniając także PO CO one są, oraz dostarczać wskazówek, jeśli potrzebne są one do działania.
• Drugi etap nazywany jest etapem oporu. Pracownik zdaje sobie sprawę, że zmiana jednak dotknęło go personalnie i pojawia się pytanie, czy da radę sprostać tym działaniom. Efektywność w tym momencie często maleje. Pojawiają się frustracja, strach, gniew. W tym miejscu ważna jest…. rozmowa – wysłuchanie wątpliwości, zrozumienie, odpowiedzenie na pytania.
• Trzeci etap to czas eksperymentowania. Pojawiają się pierwsze sukcesy pracownika w nowych warunkach, ale i błędy. Ważne na tym etapie jest wsparcie i wyciąganie wniosków z porażek oraz celebrowanie sukcesów – nawet tych małych! Warto podkreślić też dużą rolę uważności menadżera w tym okresie – to czas na poszukiwanie, sukcesy i porażki. Gdy tych ostatnich jest więcej, lub Pracownik je mocno przeżywa, może nie przejść do kolejnej fazy i tkwić w poszukiwaniu, lub wrócić na inny etap.
• W ostatniej fazie zaangażowania pojawia się sukces jednostki, a co za tym idzie sukces również organizacji ponieważ jest to faza dużej efektywności i mobilizacji do pracy. Pojawiła się akceptacja zmiany oraz gotowość do dalszego działania! Mamy to! 🙂

Warto, aby menadżerowie znali ten model i wiedzieli jak pomóc jednostce w przejściu do fazy zaangażowania. Na każdym etapie będzie potrzebne inne wsparcie. Jednak sukces będzie przecież obopólny 😊

Ważny jest w tym wszystkim także sam początek – rozmowa z pracownikami na temat tego co i jak zostanie zmienione. Rozmowy te bywają trudne, ponieważ to w jaki sposób zostanie to zaprezentowane będzie w dużej mierze oddziaływać na motywację i zaangażowanie pracowników na każdym etapie, bądź nawet przyspieszenie procesu poprzez pominięcie etapu pierwszego zmiany tzn. wyparcia. Jak więc prawidłowo przeprowadzić taką rozmowę? Oto wskazówki, które mogą Ci pomóc:
1) Po pierwsze nie mów za szybko i zadbaj o przestrzeń – na tą rozmowę powinien być przeznaczony odpowiedni czas.
2) Przedstaw na początku stan faktyczny organizacji – jak wygląda praca teraz i odnieś to do stanu oczekiwanego- takiego, który pozwoli organizacji odnaleźć się np. w nowych warunkach.
3) Wyjaśnij dlaczego właśnie teraz nastąpią zmiany.
4) Zapewnij, jako osoba zarządzająca, o tym, że każdy pracownik z osobna posiada kompetencje by osiągnąć cel. Pokaż, że wierzysz w zespół, że posiada on wiedzę, doświadczenie i umiejętności, a organizacja i ty ze swojej strony też długo pracowałeś nad tym, jak wdrożyć tę zmianę.
5) Jeśli podasz osobiste korzyści dla pracowników, łatwiej im będzie się utożsamić ze zmianą.
6) Odpowiedz już na pierwszej rozmowie na wszystkie pytania, wątpliwości pracowników.
7) I jeszcze raz – pokaż im, że podczas zmiany jesteście razem.

Gotowy? Na pewno warto zgłębić temat, ale sama świadomość etapów reakcji na zmianę to na pewno dobry, pierwszy krok – powodzenia!

Te wskazówki przydadzą się nie tylko w tematyce zmiany – trudnych rozmów jest o wiele więcej, a okres zmian i informowanie pracowników o zmianach jest tylko jednym aspektem z wielu. Bywają one trudne ale i bardzo ważne, dlatego nie należy ich unikać, ale dobrze się do nich przygotować.

Zajrzyj 28.04 na nasz profil na Facebooku – o godz 17:00 odbędzie się transmisja LIVE, gdzie zostanie przedstawiony narzędziownik odpowiedzialnego menadżera właśnie w kontekście trudnych rozmów. ZAPRASZAMY: KLIKNIJ TU.