Proaktywność w biznesie

Droga Słuchaczko, drogi Słuchaczu to już kolejny odcinek podcastu Między SZelkami i dzisiaj na tapetę bierzemy proaktywność. Proaktywność w życiu prywatnym czy w życiu zawodowym? Nie ma żadnej różnicy. Różnica jest na poziomie efektywności – tego, czy jesteśmy proaktywni, czy działamy bardziej reaktywnie. Niezależnie od tego, czy na co dzień handlujesz, obsługujesz klientów, czy zarządzasz zespołami, ten odcinek jest zdecydowanie dla Ciebie, bo weźmiesz z niego wiele wartości, które będziesz mógł/mogła przekuć na swoją efektywność. Jeżeli zabierzesz z tego odcinka coś wartościowego – zostaw łapkę w górę, udostępnij go dalej.

W tym odcinku dowiesz się m.in. o:

  • Czym jest proaktywność?
  • Dlaczego podejście proaktywne sprawdza się w biznesie lepiej niż reaktywne?
  • Jakie są główne przeszkody w drodze do proaktywności?
  • Jak w praktyce rozwijać proaktywne nawyki?

Zamiast posłuchać możesz poczytać 🙂

Proaktywność – co to takiego?

W takim razie zacznijmy od tego, czym jest ta tytułowa proaktywność? Jeżeli zajrzymy sobie na Wikipedię, znajdziemy wiele wyjaśnień: jest to postawa, która polega na przewidywaniu, działaniu z wyprzedzeniem i wywoływaniu zmian w środowisku. Inna definicja mówi o tym, że to świadome rozpoczynanie działań bez konkretnej intencji realizacji ostatecznego celu w danym momencie. Jeszcze inna mówi, że jest to wysiłek, który ma na celu zanegowanie obecnego stanu rzeczy i wprowadzenie funkcjonalnych zmian. A jeszcze inna definicja mówi o tym, że jest to zachowanie, które polega na wychodzeniu z inicjatywą bez zewnętrznego przymusu. Ile autorów, tyle teorii jednak to co jest wspólne w samej proaktywności to to, że osoby proaktywne skupiają się na przyszłości, a nie przeszłości. I właśnie w tym odcinku trochę o tej proaktywności będziemy sobie mówili. 

Dlaczego nie jesteś proaktywny?

Zacznijmy od tego, czemu tak naprawdę nie jesteśmy proaktywni. Powodów jest pewnie tyle, ile ludzi. Jednak jest kilka takich podstawowych, na przykład po prostu nam się nie chce. Nie widzimy sensu tego, żeby robić coś proaktywnie, robić coś więcej, wychodzić przed szereg lub po prostu nauczyli nas skupiać się na przeszłości i wspominaniu tego, co by było, gdybyśmy 10 lat temu lub 15 podjęli inne decyzje. Tylko warto się zastanowić, jaki ja mam wpływ na to, co wydarzyło się 10 lat temu? Jaki mam wpływ dzisiaj? I odpowiadając szybko na to pytanie: nie mam żadnego. Ten czas już minął, to jest za nami, już nic nie mogę zmienić z tego, co wydarzyło się wcześniej. Mam jedynie wpływ na to, co się wydarzy dzisiaj, jutro za rok czy za 10 lat. No i teraz. 

Nawyk proaktywności 

Efektywne zarządzanie sobą, czy to w obsłudze klienta, w sprzedaży, w zarządzaniu zespołem czy w życiu prywatnym, to tak naprawdę 7 nawyków skutecznego działania Stephena Coveya. Jeżeli nie mieliście okazji czytać jeszcze tej książki, o tym jak efektywnie zarządzać sobą, to jest konieczna pozycja do tego, abyście ją nadrobili, przeczytali kilkukrotnie i zastanowili się nad tym, co możecie zmienić. Dlaczego mówię o tym, że efektywne zarządzanie sobą to 7 nawyków skutecznego działania Coveya? Dlatego, że mówią tam o 7 zasadach, które mają podstawowe znaczenie dla naszej skuteczności. Steven Covey nazwał to nawykami i wyróżnia tam 7. właśnie takich nawyków:

  1. Bądź proaktywny.
  2. Zaczynaj z wizją końca. 
  3. Najpierw rzeczy najważniejsze.
  4. Myśl w kategoriach „win-win”, czyli wygrana-wygrana. 
  5. Staraj się najpierw zrozumieć, później być zrozumiałym.
  6. Synergia.
  7. Ostrzenie piły. 

My nie będziemy zajmować się tymi 7 nawykami. Ja jednak będę chciał dzisiaj się skupić w odcinku szczególnie na tej proaktywności, czyli tym, żeby być proaktywnym. Zacznijmy więc od tego czym jest ta postawa reaktywna. Ona po prostu uwalnia w nas brak poczucia odpowiedzialności, bo jeśli jesteśmy reaktywni, nie bierzemy odpowiedzialności za nasze rzeczy. Tezą Coveya i wielu jeszcze innych badaczy jest to, że my sami tworzymy swój los, swoją przyszłość i za ten los i przyszłość my odpowiadamy. Człowiek, który jest proaktywny, bardziej przejmuje inicjatywę, ale nie tylko inicjatywę, ale również odpowiedzialność za swoje zadziałania, decyzje, życie, jest po prostu nastawiony na rozwiązanie. W przypadku osób reaktywnych my bardzo często spoglądamy na to i myślimy: „aha, nie udało mi się przez to, bo ktoś ma lepiej, bo jakbym 5 lat temu zrobił dane działanie, to dzisiaj byłbym w innym miejscu, czyli mamy tendencję do umywania naszych rączek. To, że mi się nie udało, to, że nie osiągnąłem celu, to jest wina czyjaś, kogoś lub siły wyższej. Nieważne, bo przecież los jest przeciwko mnie. Jak los jest przeciwko mnie, no to ja nie miałem na to żadnego wpływu”. Tak jest prościej. Może to pomaga nam poczuć się lepiej. Jesteśmy usprawiedliwieni i powoduje to to, że nie musimy siebie obarczać wieloma decyzjami, bo może lepiej nie podjąć decyzji, nie ruszyć się z miejsca, chociaż brak podjęcia decyzji, czy też ruszenia się z miejsca i jest też pewną decyzją, ale bardziej reaktywną. No i dlaczego ja o tym mówię? Bo co tak naprawdę oznacza ta postawa reaktywna i cokolwiek mam na myśli, mówiąc o tym, żeby być proaktywnymi? Chodzi o to, żeby zaakceptować fakt, że jesteśmy odpowiedzialni za własne życie. Jesteśmy odpowiedzialni za własne decyzje. Od podejmowanych przez nas decyzji zależą nasze sukcesy, czy też nasze porażki. Wszystko zależy, jak będziemy je postrzegać. Czas przyjąć tak naprawdę odpowiedzialność za własne decyzje, za własne życie, za własną sytuację, za wynik sprzedażowy, za efektywność zespołu czy brak tej efektywności. Chodzi o to, żeby być otwartym na nowe możliwości,  nowe metody pracy i żebyśmy szukali tych nowych, optymalnych rozwiązań. 

Osoby proaktywne i osoby reaktywne – jaka jest różnica?

Jeżeli rozróżniamy sobie właśnie ludzi reaktywnych i ludzi proaktywnych, osoby reaktywne częściej mówią: „ja nic na to już nie poradzę. Nie mam na to wpływu. To nie zależy ode mnie, nie mam więcej czasu, no bo jakbym miał więcej czasu, to mógłbym coś zrobić. Nie mam wpływu na sprzedaż tej oferty, bo konkurencja sprzedaje taniej. Nie mogę nic zrobić, bo mamy takie procesy w firmie”. To są te wszystkie wymówki, którymi posługują się osoby reaktywne. Mówią: „ja na to nie mam wpływu. Jest ktoś nade mną, kto decyduje, ja nic nie mogę z tym zrobić. Jedyne co mogę zrobić to się dostosować”. Natomiast osoby proaktywne mówią inaczej, myślą inaczej, bo to nie chodzi tylko o mówienie, tylko chodzi o sposób myślenia. Osoby proaktywne poprzez problem, który występuje, widzą pewne szanse, a nie tylko i wyłącznie zagrożenia. Osoby proaktywne mogą zmienić swoje nawyki. Mówią oczywiście, że może to potrwać, będą musieli zadziałać troszkę inaczej, ale mogą to zrobić: „mam oczywiście za dużo obowiązków, ale podejmę pewne działania, które spowodują, że znajdę więcej czasu”. Czyli osoby bardziej proaktywne mówią: „takie mamy ustalone cele, to nie będę się zastanawiał nad tym, że konkurencja robi coś taniej, tylko nad tym, co ja mogę zrobić inaczej, żeby tego klienta przekonać? Jak ja powinienem rozmawiać o produkcie, który mam, żeby klient chciał zapłacić więcej?” I to jest to proaktywne poszukiwanie! Tu nie chodzi mi o to, żeby zakłamywać rzeczywistość. Jak mamy kiepski produkt o niskiej jakości i inni oferują to dużo taniej, to teraz ja z niczego nie zrobię czegoś. Bardziej więc chodzi o to, żeby poszukiwać rozwiązań, a nie skupiać się na problemach. Bo mamy taką tendencję tak samo jak w zarządzaniu czy w sprzedaży, mamy tendencję do tego, żeby nawiązywać do sytuacji, która jest zastana, która była, albo jak to wyglądało kiedyś, zamiast zobaczyć, co ja mogę zrobić, żeby zmienić daną sytuację. Czasami ludzie nie mają już siły, bo przecież ja próbowałem raz, drugi, trzeci, ale że nikt nie wziął tego pod uwagę, a to machnę ręką i robię swoje… I to jest zachowanie reaktywne. Jeżeli Tobie to drogi Słuchaczu, droga Słuchaczko pasuje – okej, siedź w tym, natomiast wiedz, że nic się nie zmieni, jeżeli Ty nie podejmiesz jednego, drugiego, trzeciego, setnego kroku to Twoja sytuacja nie ulegnie zmianie. To sytuacja w Twojej firmie także nie ulegnie zmianie. To sytuacja w Twojej sprzedaży też nie ulegnie zmianie. To Ty powinieneś/aś się za tą zmianę zabrać, to Ty powinieneś/aś zacząć działać, żeby funkcjonować lepiej, czy osiągać lepsze efekty i lepsze wyniki. 

Zmiana myślenia na proaktywną nie jest łatwa!

Covey właśnie w kontekście praktywności mówi o „kole wpływu” i „kole troski”. Mówi o tym, że sprawy, które nas zajmują, można podzielić właśnie na te 2 obszary, czyli obszar troski i obszar wpływów. Obszar troski obejmuje wszystko to czemu poświęcamy, w co inwestujemy naszą uwagę, ale tylko na niewiele tych spraw z obszaru troski mamy wpływ. Najlepszym i najprostszym przykładem jest to czy pada deszcz czy nie pada. Załóżmy, że pada deszcz. Czy macie wpływ na to, że ten deszcz dzisiaj pada? Jeżeli się oczywiście będziemy doszukiwali, no to jak żyjemy, jak dbamy o środowisko, o planetę, ile CO2 leci do atmosfery i tak dalej, no to oczywiście możemy się doszukać jakiegoś wpływu. Jednak tak na co dzień, to na to czy dzisiaj pada deszcz czy nie pada, nie mam żadnego wpływu. A jak to nasz polski naród ma tendencję do narzekania: „O Jezu, ale pada, ale zimno, za gorąco etc.” Jeżeli Ci pada, to weź ten parasol, ubierz się inaczej, zaplanuj sobie ten dzień. „O Jezu, ale smutno i ponuro” – oczywiście, że smutno i ponuro! To co Ty możesz zrobić, jeżeli jesteś proaktywny, żeby mimo tej pogody tego otoczenia i tej sytuacji było wesoło i kolorowo? Chodzi o tak zwaną mentalną zmianę myślenia. Niestety, wielu z nas całe życie wmawiano i uczono nas tego narzekania i tego skupiania się na problemach, na troskach, na tym, na co nie mamy wpływu, zamiast zabrać się i zainwestować czas w te rzeczy, na które mamy wpływ. Rzeczy, na które nie mamy wpływu, czyli koło troski bardzo często w naszym życiu zajmuje nam bardzo dużo czasu. No i teraz drogi Słuchaczu, droga Słuchaczko, pomyślcie sobie właśnie o sytuacjach z koła troski, które na co dzień macie. Czy to w swojej pracy, w sprzedaży, w zarządzaniu zespołem czy w życiu prywatnym. Ile czasu i energii tracicie na Wasze troski? Na myślenie, na roztrząsanie, użalanie się nad tymi rzeczami? Ile my czasu tracimy na rzeczy, które tak naprawdę za bardzo nic nie wnoszą? Bo dla mnie kołem troski są też te rzeczy, które my wyciągamy z przeszłości i lamentuje my nad tym, dlaczego to się nie udało, dlaczego ja nie kupiłem działki 8 lat temu? No bo nie miałem pieniędzy. „A jakbym ją kupił, to byłoby inaczej” – no pewnie by było, tylko już na to nie masz wpływu. Masz wpływ na to, czy kupisz teraz działkę czy jej nie kupisz, czy masz pieniądze, czy nie masz pieniędzy? Rozpatrywanie tego co było kiedyś nie przynosi nam żadnego efektu i to jest mocne spojrzenie na przeszłość. My bardzo często żyjemy przeszłością, a jeśli oglądacie czasami różnego typu wypowiedzi ludzi starszych, którzy już są na łożu śmierci i pytają się ich, czego oni żałują, czyli pytają się ich o to, czego oni nie zrobili w przeszłości, to oni często wymieniają różne rzeczy: żeby poświęcić więcej czasu rodzinie, żeby nie walczyć o pieniądze i tak dalej… Powody są różne, natomiast oni już są w tej sytuacji, w której już nic nie zmienią. To, że będą mówić o tym, czego żałowali, czego nie zrobili, to to już minęło. Ta resztka życia, która im jeszcze została, to jest jeszcze coś, co oni mogą zrobić. Ale wspominanie tego może tak naprawdę tylko powodować, że będą się czuli gorzej albo lepiej, bo wcale nie jest powiedziane, że zrobili źle! Dążę tylko do jednej rzeczy: bądźmy bardziej proaktywni, czyli skupiajmy się na kole wpływu. To koło wpływu to są wszystkie te sprawy, które skupiają naszą uwagę i na które my mamy wpływ i tworzą taki obszar wpływu możliwości, i ono jest oparta o przyszłość, o to, co mogę zrobić teraz, co mogę zrobić za chwilę i koncentrujemy się tutaj, w tym wypadku bardziej na tym, na czym mamy wpływ. To tak naprawdę jest nasz sprzymierzeniec takiego konstruktywnego i skutecznego działania. Jeśli weźmiemy przykład wysokich cen, które mamy u siebie w firmie, a konkurencja ma taniej, no to skupmy się na tym, co my możemy zrobić, aby mimo wysokiej ceny, na którą ja nie mam wpływu (chyba że mam jakiś poziom rabatowy), to co ja mogę zrobić z tymi produktami? Jak ja mogę je promować, jak ja mogę zmienić komunikację, jak ja mogę zmienić język wartości, którymi się posługuje? Jak ja mogę zapromować dane rozwiązanie u danego klienta? Jeżeli mam problem, to znajdźmy na niego rozwiązanie, poszukajmy go! My często jesteśmy w takiej bańce i trudno nam wyjść poza pewne schematy, których nas uczono, ale zastanówmy się, co możemy zrobić. Jeśli nie masz narzędzi odpowiednich do zarządzania zespołem, to zastanów się drogi Menadżerze, jakie Ty narzędzia sam możesz sobie stworzyć, co by się musiało stać, żeby otrzymać te narzędzia? Może brakuje Ci umiejętności negocjacyjnych ze swoimi przełożonymi, którzy powinni Ci to dostarczyć, aby móc efektywniej działać? Jeżeli nie mam na coś budżetu, to co mogę zrobić, żeby ten budżet pozyskać? Albo jeżeli nie jest to możliwe, to co mogę zrobić w ramach tego budżetu, który obowiązuje? I to jest tak kluczowa rzecz, bo my niestety wiele naszego życia tracimy po prostu na przeszłość i na te rzeczy, na które my nie mamy wpływu. Ja wiem, że prosto się mówi. Każdy z nas dostał niejednego kopa w 4 litery. Każdy z nas ma jakieś pokłady energii i siły i chęci i motywacje, tylko chodzi o jedną ważną rzecz. To, gdzie pracujesz, jak pracujesz, jakie masz efekty nie zależy od innych ludzi. Jeżeli pokładasz to w rękach innych ludzi to tak naprawdę odbierasz sobie sprawczość i odpowiedzialność. To ty masz wpływ, to Ty możesz zrobić dużo, to Ty możesz zmienić pewne rzeczy. Nie chodzi mi o pracę, nie chodzi o odejście, ale jeżeli chodzi Ci po głowie zmiana pracy, to może to będzie najlepsza decyzja, bo tutaj w danym środowisku nie jesteś w stanie nic zrobić. A jeśli jesteś, no to może warto znaleźć 100 innych rozwiązań? Jak ja sobie tak analizuję, właśnie moje koło wpływ i moje koło troski to tak naprawdę dochodzę do takiego jednego spostrzeżenia. Tak naprawdę mało jest rzeczy, na które ja nie mam wpływu. Takie oczywiste, jak wspomniana pogoda czy na koniunkturę to czy to, jak rząd ustala podatki, jakie te podatki muszę płacić, to są ustalone kwoty i na to nie mam wpływu, ale na to czy chcę prowadzić biznes czy chcę w taki sposób funkcjonować, a jeśli nie chce, to, co mogę zrobić, żeby na tych podatkach zaoszczędzić, żeby zwiększyć tą sprzedaż? Bardzo dobrym przykładem, w którym ja też dość mocno w kole troski się obracałem, jest czas kiedy zaczynałem robić swój biznes. Jak pracowałem na etacie, założyłem swoją firmę, no i zacząłem proponować szkolenia na rynku. To moją obawą było, czy ktokolwiek kupi moje szkolenia, czy kwota, którą ja proponuję za realizację moich projektów szkoleniowych, czy nie jest za wysoka, bo przecież na na rynku są różne stawki. Czy ktoś zapłaci za moją wiedzę, doświadczenie tyle i tyle pieniędzy? To była taka troska, która często się u mnie pojawiała, ale kiedy ja zacząłem zmieniać pewne podejście, zacząłem myśleć: „okej, przekujmy to na rozwiązanie, co ja mam zrobić, żeby ludzie chcieli płacić takie pieniądze za moją usługę szkoleniową, za moje doradztwo? Jakie działania ja muszę podjąć, żeby moja marka była bardziej rozpoznawalna, żeby mimo tego, że firma pyta 3 moich konkurentów o ofertę szkoleniową, żeby właśnie to moja oferta została wybrana niezależnie od kwoty, którą usłyszą za jej realizację. To podejście pomaga mi w tym, żeby sprzedać więcej. Tak samo jak patrząc na moich handlowców, kiedy my podwyższyliśmy ceny, które za dzień szkoleniowy, które realizowaliśmy, no to u nich też się pojawia obawa, no że stracimy dużo klientów. No to jest troska. Ja wiem, to zastanówmy się nad jedną ważną rzeczą. Co zrobić, aby ich nie stracić albo co zrobić, aby pozyskać nowych? Co zrobić, aby ludzie chcieli zapłacić tę wyższą stawkę za daną usługę? No i to jest znowu to poszukiwanie rozwiązań. Oczywiście dane rozwiązanie nie musi się sprawdzić. Ja mogę popełnić błąd, ja mogę ponieść porażkę, chociaż znowu to jak patrzymy na porażkę, to zależy od nas. Czy ja patrzę na to jako lekcję, z której mogę wyciągnąć wnioski i przełożyć je na moją efektywność? Czy też patrzę na to, że ja zawaliłem, jestem nieudolny, nie mam kompetencji umiejętności? To ma wpływ na to, w jaki sposób będziesz funkcjonował na rynku. Dlaczego ja nagrywam ten odcinek? Bo otaczam się wieloma ludźmi, spotykam wiele ludzi, realizuje wiele projektów rozwojowych, szkoleniowych, pracuję z handlowcami, z menedżerami i bardzo często, kiedy rozmawiamy o pewnych problemach w organizacjach, to ludzie często mówią przez pryzmat troski: tego, czego się nie da, czego nie można. Kiedy nawet na warsztacie mówimy o tym – okej, to zastanówmy się, co my możemy zrobić, żeby jednak się dało, żeby można było sprzedawać ten produkt, tę usługę, żeby więcej ludzi ją kupowało, albo żeby zwiększyć skuteczność, to okazuje się, że ludzie wynajdują kolejne problemy, kolejne troski. Szukają jeszcze głębiej, bo szef, bo organizacja, bo konkurencja, bo nie dostosowaliśmy się do rynku… Ja nie mówię, że nie ma tutaj aspektów, które też powinno zostać poruszone, aby działać lepiej i efektywniej. Tylko chodzi o to, że czasami zbyt mocno zatracamy się w tej trosce, zbyt wiele czasu tam spędzamy i staje się to naszym naturalnym środowiskiem, naturalnym środowiskiem, w którym funkcjonujemy, w którym żyjemy, czy przez które myślimy i bardzo nam ciężko jest wtedy przejść na to koło wpływu, czyli na tą naszą proaktywność. 

Jak zmienić sposób myślenia na proaktywny?

Ja Tobie drogi Słuchaczu, droga Słuchaczko właśnie życzę bardzo mocno tej proaktywności, czyli tego spojrzenia troszkę inaczej. Rozpisz swoje koło wpływu i koło troski w kontekście biznesowym i w kontekście prywatnym. Zastanów się i wypisz, co jest tymi Twoimi troskami, co się znajduje w tym kole, a następnie zastanów się, jak poszerzyć swoje koło wpływu, czyli co możesz zrobić, aby daną sytuację zmienić? Zachęcam Cię też do stworzenia tabelki i rozdzielenia życia prywatnego od życia biznesowego i wypisania sobie właśnie w ten sposób. Na co w życiu prywatnym mam wpływ, a gdzie nie mam tego wpływ, na co w życiu biznesowym na moim stanowisku mam wpływ, a na co nie mam wpływu? Zrób sobie te listy, wypisz zainwestuj ten czas. A potem, jak już wypiszesz, na co masz wpływ, a na co nie masz to jeszcze raz spójrz na kolumnę, na co nie masz i zastanów się, w jaki sposób poszerzyć swoje koło wpływ, czyli co możesz zrobić, aby wpłynąć na tę sytuację, aby zmienić tę sytuację? I zobaczysz, że pojawią się nowe rozwiązania. A jeśli nawet Ty ich nie widzisz, to poproś swojego kolegę, koleżankę, szefa szefową, aby pokazała Ci światełko albo pokazać inną perspektywę. Bo często przez tą naszą ograniczoną perspektywę, którą mamy i ja też ją mam, często nie zauważamy wielu możliwości. A te możliwości często są na wyciągnięcie ręki albo często mały krok może prowadzić do dużego celu. I to by było na tyle, to jest tyle, czym ja chce się w dzisiejszym odcinku z Wami podzielić – jedną ważną rzeczą: bądź zawsze proaktywny/a, chyba że reaktywność zaspokaja Twoją jakąś potrzebę, bo to nie jest tak, że jesteśmy maszynami, jesteśmy ludźmi, mamy gorsze i lepsze dni. A gdy mamy gorsze to może warto się zastanowić, co zrobić w przyszłości, by te gorsze dni stawały się trochę lepszymi. O ten 1%. I to by było na tyle, jeżeli chodzi o 45 odcinek podcastu Między SZelkami. Dziękuję Wam za to 45 odcinków za te 2 lata, które już jesteśmy ponad wspólnie, no i zachęcam do posłuchania kolejnych odcinków.

Inne odcinki, które mogą Cię zainteresować: