Zamiast posłuchać możesz poczytać

W artykule podzielę się z Tobą 10 praktycznymi zasadami, o których warto pamiętać przejmując stanowisko szefa zespołu. Oczywiście te 10 zasad nie wyczerpuje całkowicie tematu, natomiast pomocne będą zarówno osobom przychodzącym na stanowisko szefa z zewnątrz, jak i tym prowadzącym zespoły od dawna, ponieważ są to zasady jednocześnie uniwersalne i kluczowe.

Nowy lider – czyli kto?

Jak już wspomniałem we wstępie, w tym artykule będę dzielił się własnym doświadczeniem, ponieważ sam swego czasu stałem się z kolegi – szefem. Dodatkowo wplotę też tutaj doświadczenie w pracy z wieloma firmami, z którymi współpracuję i od wielu lat realizuje wiele projektów. Bardzo często te firmy zgłaszają się do mnie właśnie wtedy, gdy mają młodych managerów, nowych kierowników, którzy niestety nie do końca radzą sobie z zadaniami i celami, które zostały przed nimi postawione. Te firmy zastanawiają się, czy tak naprawdę dobrze wybrały i czy dobrą decyzją było zaproponowanie tym pracownikom objęcie kierowniczego stanowiska.

Zacznijmy od wyjaśnienia tego, skąd w ogóle tego typu sytuacje powstają. Przede wszystkim, często podczas awansów w wielu organizacjach pod uwagę brane są kompetencje zawodowe, ale zapomina się o kompetencjach liderskich. Oznacza to, że najczęściej kiedy w firmie powstaje potrzeba awansowania kogoś, albo przejęcia prowadzenia zespołem, wtedy z różnych przyczyn wybór trafia na osobę, która jest dobra w tym co robi. Na przykład, jeśli posiadamy w zespole osobę, która jest super sprzedawcą, to ją wybiera się na lidera, bo „podciągnie zespół sprzedaży”. To samo dotyczy innych branż i zawodów, także na przykład spawaczy. Dzieje się tak dlatego, ponieważ wychodzimy z założenia, że osoba, która posiada wysokie kompetencje zawodowe, będzie cieszyć się autorytetem i posłuchem, będzie mogła osiągnąć więcej i będzie mogła poprowadzić swój zespół do sukcesu.

Zapominamy o tym, że w żaden sposób nie jest weryfikowane to, czy ta osoba posiada kompetencje liderskie. Wrzucamy tego człowieka na tzw. głęboką wodę. Jeśli się utrzyma i jakoś sobie poradzi, to znaczy, że będzie dobrym szefem. To jest bardzo duży błąd, ponieważ tutaj organizacja może stracić podwójnie! W takiej sytuacji firma traci dobrego sprzedawcę/spawacza/trenera, a także traci lidera, ponieważ po jakimś czasie okazuje się, że ta osoba jednak nie podołała nowej roli i zrezygnowała. Największym błędem tych organizacji jest więc brak przygotowania tych osób, tych nowych liderów do bycia faktycznie liderami.

Podejście jest niestety takie: “powodzenia, trzymamy za ciebie kciuki, najlepiej sprzedawałeś, więc teraz przełóż swoje kompetencje na zespół i zrób tak, żeby cały zespół super sprzedawał! Liczymy na ciebie!”

Firma daje takiej osobie podwyżkę i czeka na to aż nowy lider wykaże się i udowodni, że dobrze organizacja wybrała i dobrze, że „mu zaufała”. Warto tutaj postawić się w roli nowego lidera, który jeszcze wczoraj pracował w zespole, a dzisiaj ma zacząć tym zespołem zarządzać.

Być albo nie być; oto jest pytanie!

Nowy lider staje przed dylematem: czy mam odmówić awansu mimo że chciałbym go dostać? Czy ja się czuję na tyle pewnie, by zostać liderem i co się wtedy zmieni? Jak wiadomo, bardzo trudno jest odmówić takiej okazji z kilku względów. Odmowa będzie jednoznaczna z pokazaniem, że się boję, że brakuje mi kompetencji, boję się wyzwania, a najgorzej będzie, jeśli okaże się, że jestem mało ambitny i nie chcę się rozwijać w tej organizacji. Z drugiej strony jest to wspaniała szansa, ponieważ mogę stać się „kimś” w firmie, mogę awansować, mogę podnieść prestiż swojego stanowiska i pracy. Bardzo istotne jest również to, że bardzo często za awansem idzie też lepsza wypłata. 

W wielu organizacjach jest tak, że specjalista nie może zarobić więcej niż przełożony i tak naprawdę czasami awans to jedyna szansa na to, żeby zarabiać więcej. Pozwolę sobie nawiązać tutaj do mojego doświadczenia: u mnie było inaczej. U mnie osoba, która koordynuje działem sprzedaży dziwiła się, że jej zespół, którym zarządza może zarabiać więcej niż ona. Czy jest to dobra strategia? To zależy w jaki sposób i z której perspektywy na to spojrzymy. 

Teraz jest czas na pytanie do szefów i prezesów: czy to jest dobra decyzja, by wrzucić tę osobę, by była ona testowała na zespole, nie dając jej żadnych narzędzi i nie wyposażając jej w żadne kompetencje do zarządzania? Odpowiedzcie sobie na to pytanie sami. 

Spójrzmy na moje doświadczenie, na czas kiedy ja sam stałem się szefem, a dzień wcześniej byłem kolegą, kiedy zostałem awansowany pierw na koordynatora, a następnie na kierownika działu szkoleń oraz na to, z jakimi ja napotkałem się trudnościami.

Trudności w życiu lidera 

Po pierwsze, brakowało mi kompetencji i umiejętności zarządzania. Mam dużą charyzmę, uwielbiam wyzwania, natomiast nigdy wcześniej nie zarządzałem zespołem. Prowadziłem zastęp harcerski, prowadziłem młodszą drużynę strzelecką, jednak nie zarządzałem, nie miałem po prostu kompetencji zarządzania. Czy potrafię przekonywać ludzi i ich motywować? Myślę, że tak, ale to nie wynagradzało braku kompetencji i umiejętności, których nie dostałem. Na samym początku nie miałem okazji przejść żadnego szkolenia, żadnego programu rozwojowego, czyli musiałem uczyć się na błędach.

Kolejnym problemem i trudnością było to, że nie potrafiłem wyjść z roli kolegi. Niektórzy działają inaczej i albo nie potrafią wyjść z roli kolegi, albo próbują się całkowicie odciąć i zmienić dotychczasową relację. Mnie dotyczyła pierwsza opcja: z jednej strony byłem szefem i musiałem zrealizować konkretne cele, ale przecież byłem także cały czas tym samym kolegą, przecież nie mogłem zacząć traktować ludzi z zespołu inaczej. To było bardzo trudne, by jednocześnie patrzeć z perspektywy firmy i patrzeć z perspektywy ludzi z zespołu, żeby nie stracić z nimi relacji. Oczywiście, że chciałem osiągać firmowe cele, ale jeszcze nie tak dawno razem z zespołem poszukiwałem rzeczy, które miały nam pomóc nieco uniknąć jakiegoś nudnego zadania. Teraz jednak miałem ich z tych zadań rozliczać. 

Kolejną trudnością były osoby z zespołu, którym zarządzałem, które zaczęły już na samym początku przysłowiowo „kopać pode mną dołki”. Pojawiły się takie słowa, niektórych osób z zespołu, że one pracowały dłużej, więc to one powinny otrzymać ten awans. Okazało się więc, że zdarzały się sytuacje, kiedy było mi najzwyczajniej trudno zarządzać zespołem, ponieważ od tych osób pojawiały się blokady. Te sytuacje były dla mnie nowe i nie wiedziałem jeszcze wtedy jak najlepiej sobie poradzić z sytuacjami, kiedy członek zespołu odmawiał wykonania zadania, ponieważ nikt nie nauczył mnie jak na nie reagować. Nikt nie nauczył mnie zarządzania zespołem. Mogłem obserwować, miałem możliwość zadawania pytań, lecz tak naprawdę nikt nie zaproponował mi żadnego kursu, coachingu, spotkań wewnątrzfirmowych, aby inni liderzy mogli podpowiedzieć mi, jak działać w organizacji i w trudnych sytuacjach. Wynikało to z tego, że była to firma szybko rozwijająca się i może nikt wtedy o tym nie pomyślał. Jednak to nie tylko ja byłem osobą, która w krótkim czasie awansowała i gdyby jednak ktoś o tym pomyślał, udałoby się pewne rzeczy osiągać szybciej i lepiej, efektywniej, a może nawet taniej. Po prostu wtedy popełnialibyśmy mniej błędów i bylibyśmy lepszymi szefami, którzy szybciej osiągają cele. 

Oprócz tego, że nie nauczono mnie zarządzania zespołem, to pojawiła się kolejna przeszkoda, a mianowicie moja tendencja do wykonywania zadań za innych. Oczywiście chciałem być tym „pomocnym szefem”! Okazało się, że zamiast zarządzać i tworzyć, to traciłem czas na wykonywaniu zadań za innych. Jeśli jesteś szefem, to pewnie pamiętasz ten moment, kiedy trzeba było wykonywać zadania za innych, albo wręcz chciałeś je wykonać za innych, by zostać docenionym i przez to nie miałeś czasu na własne zadania.

Kolejną rzeczą było to, że będąc liderem nie tylko zarządzałem zespołem, lecz także wykonywałem działania, które robiłem wcześniej będąc jego częścią. Zamiast zarządzać sprzedażą, wciąż sprzedawałem i opiekowałem się swoimi klientami. Osoba, która miała zarządzać szkoleniami, wciąż chciała te szkolenia prowadzić. Dzisiaj prowadząc swoją własną firmę szkoleniową, ja cały czas prowadzę warsztaty i szkolenia, bo kocham to i bardzo dobrze czuję się na sali szkoleniowej, ale wtedy mam za mało czasu na zarządzanie, rozwój firmy i osiąganie cały czas wyższych poziomów. 

Wiem, że moim ludziom czasem tego brakuje. Jeśli czytacie ten artykuł, mój Circinusowy zespole, to przepraszam za to, że nie mam dla Was tyle czasu, ile powinienem. Obiecuję, że czeka mnie pewna reorganizacja czasu i będę przeznaczał dla Was więcej czasu, ponieważ wiem, że go potrzebujecie. Jednocześnie dziękuję za Waszą wyrozumiałość, bo nie jestem „najłatwiejszym szefem”, ale cały czas się uczę. Uczę się zarządzania wiele lat, ale wciąż czasem popełniam błędy.

Jednym z moich błędów było również zarządzanie intuicyjne. Nie wiedziałem w jaki sposób przeprowadzić rozmowę z pracownikiem, czy to jest najlepszy sposób na postawienie celu, w jaki sposób rozliczać pracowników… W wielu wypadkach dobrze mi to wychodziło, ale w wielu sytuacjach robiłem też źle. Zmiana jest ogromna, bo teraz jako szef muszę osiągnąć cel – z tego celu będę rozliczany i ja i mój zespół. Jeśli nie przygotujemy nowego lidera do tej zmiany, to będzie bardzo trudno i niektórzy rezygnują albo popełnią dużo błędów, które będą bardzo dużo kosztowały. I właśnie w ten sposób tracimy lidera, który nie dał rady, a także najlepszego specjalistę, który do tej pory robił najlepsze wyniki w firmie. 

Przygotuj się liderze!

Możliwe, że czytając ten artykuł, właśnie stoisz przed możliwością awansu i chcesz dowiedzieć się więcej, by podjąć decyzję. Możliwe też, że to Ty masz kogoś awansować i zastanawiasz się, czy wybierzesz odpowiednią osobę. Dlatego teraz przedstawię 10 praktycznych zasad dotyczących przechodzenia z poziomu kolegi na poziom szefa.

Pamiętajcie jednak o jednej najważniejszej rzeczy: przygotujcie się lub przygotujcie tę osobę. Kompetencje liderskie są równie potrzebne, jak wszystkie inne. Z tymi kompetencjami się nie rodzimy, musimy je nabyć, musimy się tych rzeczy nauczyć. Można się uczyć na błędach, jednak to będzie kosztowało więcej: energii, wysiłku, czasu, a także pieniędzy. 

10 zasad, o których warto pamiętać stając się szefem

Kolejność zasad nie ma znaczenia – wszystkie są tak samo ważne!

1. Ustal wspólnie z zespołem zasady, których będziecie wspólnie przestrzegać. Zarówno Ty, jako nowy szef, jak i cały zespół. Np. jeśli zasadą jest, że nie jecie przy biurku, to dotyczy ona zarówno szefa, jak i każdego innego członka zespołu. 
2. Określ wartości, które dla Ciebie, jako szefa są ważne i istotne. Powiedz o wartościach, którymi kierujesz się w pracy i w życiu osobistym. Jeśli poznają Twoje wartości i będą je podzielać, to wpłynie to pozytywnie na współpracę.
3. Zapytaj swój zespół o wartości, jakimi oni się kierują. Jeśli poznasz wartości swoich pracowników, to nie będziesz zaskoczony gdy np. ktoś będzie się pakował o godzinie 15:59, by wrócić szybko do domu, ponieważ dla niego największą wartością jest rodzina i to nie jest tak, że on nie jest zaangażowany, tylko dlatego, że ten czas chce spędzić z rodziną. 
4. Pokaż jakiego wsparcia i pomocy możesz udzielić swojemu zespołowi, w czym mogą konkretnie na Ciebie liczyć. Nie chodzi o „cokolwiek będziecie potrzebować” lecz o to, w czym Ty jesteś ekspertem. Twój zespół może wiedzieć w czym jesteś dobry, ale możesz im pokazać także coś, czego o Tobie nie wiedzą. 
5. Ustal formę komunikacji w różnego typu sytuacjach. W jakich sprawach będziecie kontaktować się mailowo? Jakie sprawy lepiej załatwiać telefonicznie? Jakie sprawy możemy załatwić na messengerze? W ten sposób unikniesz problemy komunikacyjne. 
6. Modeluj zachowania. Łączymy to z zasadą nr 1, czyli ustalaniem wspólnych zasad. Jeśli chcesz, by ludzie byli otwarci w komunikacji, to Ty również musisz być w niej otwarty. Zespół musi uczyć się od Ciebie poprzez naśladowanie, i to Ty jako lider musisz dawać ludziom przykład. 
7. Kompetencje liderskie należy rozwijać. Może być na szkoleniach, wewnętrznych meetingach, coaching, pracę indywidualną. Należy udostępnić możliwość rozwoju liderom, np. stworzyć akademię lub dać vouchery na warsztaty. Najlepiej byłoby, gdyby organizacja miała cały model rozwojowy dla nowego lidera. Nie zawsze jest to możliwe, ale jeśli firmy nie będą rozwijać liderów, to będą ich tracić. 
8. Bądź otwarty na feedback. Niech to zespół powie Tobie, jakiego lidera potrzebuje. Nie musisz szukać informacji w książkach czy podcastach, możesz zapytać ludzi, czego oni tak naprawdę potrzebują od Ciebie jako lidera. Nie tylko odbieraj feedback, lecz sam o niego proś!
9. Pytaj ludzi, co jest dla nich ważne. Jeśli będziesz ich znał, znał ich wartości i wiedział, co jest dla nich istotne w kontekście ich stanowiska, rozwoju i pracy, to będzie Ci łatwiej takim zespołem zarządzać. Za przykład tutaj może posłużyć szkolenie, które prowadziłem, na którym dowiedziałem się od uczestników, że chcieliby na następnym spotkaniu zobaczyć także szefów. Chcieli, by także szefowie uczyli się razem z nimi komunikacji. 
10. Mimo że wcześniej pisałem, że nie wartościuję tych zasad, to jednak ta 10 zasada jest złotą. Kierowana jest do nowych szefów: daj sobie czas! Daj sobie czas na to, żeby poukładać krok po kroku swój zespół, procesy, zasady. Nie da się zrobić wszystkiego w jeden dzień. Jeśli pracujesz z ludźmi, to czekają Cię najróżniejsze sytuacje i nie zawsze da się wszystko zaplanować. 

Dodatkowo pozwolę sobie jeszcze wezwanie do prezesów i właścicieli firm: dajcie czas liderom na naukę zarządzania zespołami.