Zamiast posłuchać możesz poczytać

Chętnie się z Wami tą metodą podzielę i pokażę Wam bardzo prosty sposób na to, jak możecie wdrożyć ją do swojego zarządzania. Dzięki niej unikniecie wielu błędów, które przy delegowaniu zadań niestety się pojawiają. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, komu zdarzyło się zdenerwować na pracownika, który nie wykonał zadania w taki sposób, w jaki oczekiwaliśmy. Najczęściej powodem, przez który błędy w delegowaniu są popełniane jest to, że po prostu źle to robimy – źle delegujemy lub przekazujemy je niezbyt precyzyjnie. Liczę na to, że moja metoda pomoże Ci unikać takich sytuacji i jeszcze lepiej i efektywniej zarządzać. 

Zanim przejdziemy do merytorycznej części odcinka chciałbym jeszcze podziękować Wam Drodzy Słuchacze za minione 365 dni. Rok, kiedy mogliśmy się słyszeć był dla mnie bardzo ważny, a Wasze opinie i informacje, które do mnie wracają motywują mnie do tego, żeby nagrywać dalej. 

Unikanie błędów w zarządzaniu

„Powiedz mi, a zapomnę. Pokaż mi, a być może zapamiętam. Zaangażuj mnie, a zrozumiem” – to powiedzenie często przypisywane jest Benjaminowi Franklinowi, jednemu z ojców założycieli Stanów Zjednoczonych. Jednak nie ma żadnych dowodów, że to on tak naprawdę wypowiedział te słowa. Czasami podpisywane jest również jako przysłowie chińskie. Skądkolwiek się ono pojawiło jest mi bardzo bliskie i jest jedną z podstawowych składowych mojej techniki 6P. Drogi Szefie, Droga Szefowo ile razy delegowałeś zadanie, które nie zostało wykonane w taki sposób, jakbyś chciał, zawierało wiele błędów, w którym znalazło się wiele niedociągnięć? Ja odkąd zarządzam zespołami miałem setki takich sytuacji. Nie raz się wkurzałem na swoich ludzi i na siebie i bardzo mnie to denerwowało dlaczego pracownicy nie wykonują zadań w odpowiedni sposób. Pytałem siebie: dlaczego, mimo tego że dostali zadanie, z mojej perspektywy wiedzieli, co mają zrobić, a i tak nie dowożą celu? Okazało się, że w wielu tego typu sytuacjach wina leżała dokładnie po mojej stronie, ponieważ nie zadbałem o to, w jaki sposób wybrzmiał mój przekaz. Nie zadbałem o to, by był on na tyle precyzyjny, że zminimalizowałby sytuację, w której ludzie mogli popełnić błędy. 

Metoda 6P jest moją autorską metodą. Oczywiście wykorzystuje ona techniki dostępne ogólnie na rynku, wynikające z różnego typu doświadczeń i publikacji. Jednak złożenie je w logiczne 6 kroków (nie zawsze wszystkie muszą się pojawić i nie zawsze w tej samej sekwencji) to mój autorski projekt. Pamiętajmy, że po drugiej stronie zawsze stoją ludzie i poszczególne zadania nie muszą lub nie wymagają szczegółowego omawiania. Chcę pokazać Wam model, który wesprze Waszą pracę zarówno z nowymi pracownikami, jak i tymi, którzy mają już ogromne doświadczenie. To co jest bardzo ważne: czasami wydaje nam się, że pracownik, który jest z nami już od dłuższego czasu, powinien już wiedzieć, powinien „łapać” od razu to, co chcemy powiedzieć. Niestety wcale tak nie jest, bo w wielu przypadkach wielu naszych pracowników zajętych jest wieloma zadaniami, które muszą wykonać i przez to nie zawsze są w stanie idealnie wyłapać każdy niuans naszej komunikacji. 

Ja jako manager, kiedy deleguję zadanie, to chcę dowieźć cel. Zawsze w takim momencie wydaje nam się, że mamy mało czasu, ale jeśli nie poświęcimy na to chwili i nie przekażę informacji precyzyjnie, to błędy pojawią się na późniejszym etapie. 

Metoda 6P

1. Poinformuj pracownika jak ma to zrobić.
2. Pokaż jak krok po kroku ma to wykonać. 
3. Poproś o to, aby pracownik zrobił to sam. 
4. Popraw i skoryguj.
5. Poproś o pytania. 
6. Powiedz czego oczekujesz. 

Przez każdy punkt przejdziemy szczegółowo, abyś mógł zakończyć lekturę z bardzo praktycznym narzędziem. Tutaj jest czas na zastanowienie się, czy czasem, któregoś z P nie wykonujesz i dlaczego? Czasami może być tak, że będzie Ci brakować jedynie małego elementu. 

1. Poinformuj pracownika jak ma to zrobić.

Na tym etapie chodzi o to, żebyś wyjaśnił krok po kroku co pracownik ma wykonać, jakie działania ma podjąć w ramach danego zadania. Na tym etapie możesz podać konkretne instrukcje, procedury. Może to wymagać wielokrotności kroków. To, co Ty powiesz, to czy wykorzystasz do tego słowa, czy procedurę (warto tworzyć procedury, żeby szybko móc wdrażać w nie ludzi) to moment, aby dać czas pracownikowi na zapoznanie się z materiałem. Czasem możesz mu wysłać pewne informacje już wcześniej, nie zawsze musi się to odbywać „tu i teraz”. Jeśli pracownik wcześniej zapozna się z informacjami to może już przyjdzie na spotkanie z Tobą z konkretnymi pytaniami i wtedy będzie można wykonać tą część dużo szybciej. 

2. Pokaż pracownikowi jak krok po kroku ma wykonać zadanie. 

W tym kroku to Ty Droga Szefowa, Drogi Szefie pokazujesz pracownikowi co ma zrobić. Pokazujesz dokładnie krok po kroku jak ma wykonać daną czynność. Jeżeli delegujesz jakieś zdanie, np. wypełnienie notatki w CRM lub zaznaczenie odpowiednich statusów to nie wystarczy tylko powiedzieć jaki status zaznaczyć, ale trzeba pokazać dokładnie gdzie kliknąć, co wpisać, co zaznaczyć. Pokazujesz w ten sposób pracownikowi dokładną instrukcję krok po kroku. W tym punkcie bardzo ważny jest aspekt doświadczenia pracownika. Jeśli pracownik jest już doświadczony to i tak wyjaśnij mu dlaczego ma wykonać dokładnie takie kroki. Jeśli pracownik zrozumie cel tego działania, to zwiększysz szanse na to, że zapamięta, by to robić. To samo dotyczy sytuacji, kiedy zmieniają się zasady pracy w organizacji. Bardzo ważne jest to, żeby druga strona rozumiała dlaczego ma coś robić, bo wtedy będzie w stanie to wykonać.

3. Poproś o to, aby pracownik zrobił to sam.

Powiedziałeś, pokazałeś to teraz czas sprawdzić. To jest czas na to, aby sprawdzić, czy to co mu przekazałeś zostało dobrze zrozumiane. Na tym etapie pracownik wykonuje dokładnie tą samą czynność, czyli np. wprowadza notatkę do CRMu. W tym kroku pracownik wciąż może korzystać z materiałów pomocniczych, może wykorzystać instrukcje, które dostał, zwłaszcza jeśli procedura jest długa lub skomplikowana. Pamiętaj Drogi Szefie, że dla Ciebie może ona być prosta i łatwa, ale dla kogoś innego może być trudna i skomplikowana. Dzięki materiałom pomocniczym pracownik będzie mógł sobie poradzić, nawet jeśli zapomni jak coś zrobić. 

4. Popraw i skoryguj. 

Jeśli w wykonanym procesie pojawią się jakieś błędy to, to jest właśnie moment, aby je poprawić i skorygować. Możesz pójść dwiema drogami. Pierwsza to korygować i poprawiać pracownika w trakcie wykonywania zadania. Jest to bardzo dobra metoda, tylko jeśli ją obierzesz to pozwól przejść pracownikowi cały proces raz jeszcze. Jeśli błędy zostały poprawione to super, ale najlepiej jeśli jeszcze raz wykona całość od początku. Druga droga to skorygowanie zadania już po jego wykonaniu.

5. Poproś o pytania.

Na tym etapie poproś swojego pracownika o pytania, najlepiej w formule otwartej. Ty również zadawaj pytania, takie jak: czego jeszcze potrzebujesz, co jeszcze jest nie do końca jasne, jakie masz wątpliwości co do wykonania tego zadania? Tutaj może pojawić się szereg pytań, których zadaniem jest sprawdzenie czy pracownik dowiezie temat. Można więc zapytać również: „co może się takiego wydarzyć, że wykonasz to zadanie źle?” albo „jaka jest szansa na to, że wykonasz to inaczej niż teraz to pokazuję?”. Mówię o tym dlatego, że gdy mamy całkowicie nowego pracownika to często pojawia się strach przed zadawaniem pytań. Nowy pracownik nie chce wyjść na głupka, pracownik, który już od dawna u nas pracuje może też nie chce zadawać pytań, bo np. jest przekonany, że dokładnie wie co ma zrobić. Moim zdaniem ten punkt jest jednym z kluczowych – jeżeli na tym etapie wyciągnę od pracownika informacje o zagrożeniach i wątpliwościach to mogę zminimalizować możliwość wystąpienia błędów popełnianych na kolejnych etapach. Proś o pytania, pokaż pracownikowi też, że jeśli kiedykolwiek później pojawią się kolejne pytania to do kogo je kierować. 

6. Powiedz czego oczekujesz. 

To jest bardzo ważny element, który jest zależny od tego co pracownik ma do wykonania. Chodzi o to, abym ja jako szef powiedział czego oczekuję od pracownika podczas wykonywania danego zadania, jaki jest cel, co ma być efektem, dlaczego to jest na tyle ważne? Wskaż pracownikowi również co ma zrobić, gdy nie będzie wiedział jak ma postąpić. Jeśli z jakiegoś powodu nie będzie mógł uzyskać pewnych danych albo coś nie zadziała – tutaj właśnie jest miejsce na to, aby pokazać czego oczekujesz nawet w takich momentach. Powiedz o tym, co dla Ciebie jako szefa jest ważne przy danym zadaniu, raporcie. Czasami dla kogoś może to być drobna rzecz, a dla Ciebie może być bardzo znacząca. Jeśli pracownik ma przygotować prezentacje, to wyjaśnij mu jaki ma cel. Jeśli za każdym razem ma wypełniać notatkę w CRMie w taki sam sposób, to pokaż dlaczego. Być może dla pracownika będzie to strata czasu, a dla Ciebie ważne dane, na podstawie których będziesz wykonywać analizy. Warto pokazać pracownikowi także to, dlaczego takie działania są ważne dla firmy, zespołu czy procesu. Oczywiście na tym etapie należy także krótko podsumować całość. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszystko jest jasne, że Twój język komunikacji nie spowoduje szeregu problemów. 

Zabierz ze sobą to, czego potrzebujesz

Zastanów się nad tym, które P omijasz albo które P jest dla Ciebie najbardziej wartościowe i spowoduje, że Twoi pracownicy lepiej będą wykonywać zadania. Jeśli nie korzystam z tej metody, to wciąż pojawiają się u mnie sytuacje z błędami. Mimo że w teorii jest to bardzo prosta metoda, to tak naprawdę w momencie gdy dzieje się dużo rzeczy najczęściej ją omijamy. Zachęcam Cię więc do przećwiczenia tej metody, szczególnie z nowymi pracownikami i przypominam, że z każdego P możesz wykorzystać tylko te części, które są dla Ciebie najistotniejsze. Żadna metoda i technika nie powinna Was ograniczać, a ma Was wspierać w procesie. Jeśli nie masz problemu z delegowaniem zadań albo złości na błędy w wykonywanych poleceniach to nie jest to metoda dla Ciebie. Jeśli jednak wciąż tutaj jesteś to znaczy, że poszukujesz sposobu na efektywniejszą pracę – to jest moja propozycja dla Ciebie.