Zamiast posłuchać możesz poczytać

Co można z tym zrobić?

W tym artykule skupimy się na tym co zrobić, aby ludzie zadbali o Twoją firmę, o Twój wynik sprzedażowy i efektywność działań, które realizujesz w swojej organizacji. Podobno “jak dbasz tak masz”. Jeśli sam nie zadbasz o swoją firmę, o siebie, o swój wynik sprzedażowy to nikt inny tego nie zrobi. Jest w tym trochę prawdy, tylko jeśli nie jesteś jednoosobową działalnością gospodarczą, nie zatrudniającą pracowników, tylko Twój zespół liczy kilka, a może nawet kilkanaście osób, to kwestia tego, że sam muszę zrobić wszystko i sam muszę o to zadbać, trochę rozmija się z celem. Przy trochę większej skali rozwoju, mamy coraz mniej czasu, doba nadal ma 24H, a praca, którą trzeba wykonać, nie zrobi się sama. Chyba, że masz system pracy, gdzie 59% zadań wykonują maszyny. Wtedy tak może być, tylko do tego dochodzi jeszcze trochę ludzi, którzy będą to obsługiwali, będą odpowiadali za pewne zgłoszenia, awarie i inne rzeczy, które też będzie trzeba naprawić. Zastanówmy się chwilę nad tym co tak naprawdę Ty możesz zrobić, żeby Twoi ludzie chcieli zadbać o to o co walczymy.

Ludzie są najważniejsi

Pierwsza wskazówka, którą chcę się z Wami podzielić, która będzie brzmiała bardzo banalnie i którą pewnie większość z Was słyszy, to: ludzie są najważniejsi. Słowa natomiast nie mają znaczenia, jeżeli za tym nie pójdą konkretne działania. Wiele firm, marek, organizacji, szefów czy managerów mówi o tym, że ludzie są najważniejsi – w to nie wątpię, bo słyszę to na każdym kroku. Tylko pracownicy o tym nie wiedzą i tego nie potwierdzają. To, że my w organizacji mamy piękne wartości, piękną misję i piękną wizję to w żaden sposób nie załatwia tego, że pracownicy mają poczucie tego, że nie są najważniejsi dla organizacji. Jeżeli mówimy o tej ważności dla organizacji, nie chodzi tylko o kwestie finansowe, które są oczywiście ważne i mają znaczenie. Zwłaszcza biorąc pod uwagę inflację i wszystkie rachunki, które lecą do góry. Chodzi o te małe rzeczy, małe elementy, które ja jako szef zespołu, jako manager, jako prezes firmy mogę zrobić dla moich ludzi. Mówiąc o takich drobnych rzeczach, chodzi o tą zwykłą, podstawową pamięć o tym, że ci ludzie mają np. urodziny. Ci ludzie mają swoje imieniny. Ci ludzie mają ważne wydarzenia w ramach organizacji, czyli mają swoją rocznicę pracy. Mają rocznice dobrego projektu. Mają pewne sukcesy na swoim koncie, które możemy celebrować. Ja jako dobry manager, który zarządza firmą  i zarządza zespołem musi na te małe rzeczy zwracać uwagę. Dlaczego? Dlatego, żeby Twoi ludzie czuli się ważni. Kolejną taką ważną rzeczą jest to, żeby stawać za swoimi ludźmi murem. Jak inaczej mogę pokazać moim ludziom to, że są dla mnie ważni? W różnych sytuacjach to szef czy prezes powinien stać murem za swoim pracownikiem. Oczywiście ważne jest to, że jeżeli firma popełniła różnego typu błędy to powinniśmy się przyznać do tego przed klientem i przeprosić. Bardziej chodzi o to, że firmy często wyznają zasadę “ nasz klient nasz pan”, z którą ja całkowicie się nie zgadzam. Zamiast stanąć za moim pracownikiem, pokazać, że wykonał kawał dobrej pracy to często stajemy za klientem, żeby załagodzić sytuację. A nasz pracownik oprócz tego, że zrobił wszystko, co mógł to czuje się jeszcze skarcony za to, że nie wykonał jakiegoś szczegółu. Więc moja rada jest taka, Drogi Szefie, Drogi Prezesie, żeby po prostu działać na rzecz pracownika. Jeśli zaś jako szef zawalisz,, po prostu trzeba się do tego przyznać. Ja też zarządzam zespołem i popełniam wiele błędów. Wiele razy moi ludzie mogli poczuć się nie najważniejsi. Mimo że bardzo często tego chcę i to jest dla mnie bardzo ważne. Umiejętnością jest również przyznać się i powiedzieć: “Okej zawaliłem, okey nie miałem dla was czasu”. Przez taką ludzką twarz, pokazujemy, że jesteśmy normalni i że również możemy popełniać błędy.

Zaangażowania ludzi nie można kupić

Kolejnym punktem, który mógłbym wyszczególnić, jeśli chodzi o to jak pracownicy mogą zadbać o naszą firmę jest to, że zaangażowania ludzi nie można kupić. Bez dwóch zdań. Nie kupicie zaangażowania ludzi, choćby nie wiem, ile podwyżek byście im dali, które podkreślam – mają znaczenie i są ważne. Poprzez pieniądze nie kupicie zaangażowania i tego, że ludziom będzie się chciało starać bardziej i będą chcieli więcej. Mogę Wam podać szereg przykładów, które świadczą o tym, że zaangażowania nie kupicie. Niejedna organizacja, z którą współpracujemy, boryka się z jednym głównym problemem – z pracą zmianową. Czyli z tym, że ludzie nie przychodzą na konkretne zmiany. I mimo tego, że firmy płacą za nadgodziny duże pieniądze to i tak mają problem z tym, żeby zapewnić obsadę na danej linii produkcyjnej. Tu już nie chodzi tylko o pieniądze. Jeżeli weźmiemy pod uwagę niedzielę lub zmianę nocną to mamy co najmniej 200% podstawy wynagrodzenia, więc jeżeli zaangażowanie można by kupić, a znam firmy, które z ustawowych dodatków płacą jeszcze więcej za godziny, to nie powinno być problemu. Kolejną kwestią tego, że zaangażowania nie da się kupić są firmy, które borykają się z szeregiem L4. Szczególnie czasie, w którym był okres pandemiczny. Oczywiście kwestia kwarantann i innych już omijam. Chodzi o to, że ludzie chorują i chodzą na L4. Nie dlatego, że nie chcą zarażać innych. Tylko dlatego, że jeżeli mogą to traktują to jako odpoczynek od pracy. Albo nie biorą pod uwagę tego, że idąc na zwolnienie, czy idąc na urlop na żądanie – wpływa to na pracę innych. Wtedy często brakuje odpowiedniego podejścia i zadbania o firmę, o dział i ludzi w zespole.

Dopasuj odpowiednich ludzi do odpowiednich działań

Często ludzie zajmują się całym szeregiem spraw i rzeczy w firmie. Nie zawsze te sprawy, rzeczy i zadania są dopasowane do ludzi. Są zgodne z jednej strony z ich umiejętnościami, które są zgodne z jednej strony z ich preferencjami, alee często okazuje się, że zlecamy ludziom zadania,, które w ogóle nie zgadzają się z ich kwalifikacjami. Dlatego, że nie ma kto tego zrobić, bo nie mamy zaangażowanych ludzi i dajemy im zadania, które powinny być zrobione przez kogoś innego. Niestety te zadania często nie mają dla nich wartości i sensu i stąd też brak w nich zaangażowania. Dopasowując ludzi do odpowiedniego stanowiska, jesteśmy w stanie zwiększyć ich zaangażowanie, zwiększyć ich ochotę na to, żeby angażowali się w życie całej organizacji. Dobrym przykładem takiego dopasowania jest jedna z restauracji, z którą miałem okazję współpracować kilka ładnych lat temu. Dotyczyło to pracownika, który w pierwszej kolejności został kelnerem. Kelnerując i działając nie  radził sobie najlepiej. Co to oznacza? Potrzebował za dużo czasu, mylił zamówienia, nie zawsze dogadywał się z klientami, jego forma komunikacji nie była najlepsza. Manager, który zarządzał tym zespołem, postanowił zainwestować w tę osobę i nie rezygnować z niej, więc przerzucił ją za bar. No i za tym barem, ta osoba trochę pracowała i znowu okazało się, że nie sprawdzała się najlepiej. Popełniała różnego typu błędy np. w wydawaniu reszty klientom i innych tego typu działań, a drinki też nie zawsze były takie jakie być powinny. Nie trzymał takiego standardu, jaki utrzymać powinien. W związku z czym szef chciał tą osobę zwolnić, natomiast manager postanowił dać jeszcze jedną szansę i przerzucił tego pracownika na kuchnię. Ta osoba na początku pracowała jako pomoc kuchenna. Okazało się, że ta osoba na kuchni bardzo dobrze się sprawdzała. Bardzo dobrze realizowała swoje zadania, angażowała się w pracę. Ta praca dla tej osoby była dużo lepsza i dużo bardziej efektywna, niż praca bezpośrednio z klientem. Ta osoba dużo lepiej czuła się na tym stanowisku, niż w obsłudze klienta czy to na sali czy za barem. Po jakimś czasie okazało się, że ta osoba została szefem kuchni. Jej umiejętności i jej talent spowodowały to, że robiła rewelacyjne dania. Mimo że nie miała wykształcenia gastronomicznego, okazywało się, że to w jaki sposób serwowała dania, to w jaki sposób tworzyła je – przypadło bardzo do gustów klientów. W pewnym momencie to ona po prostu przejęła kuchnię. Sytuacja jest więc bardzo prosta. Równie dobrze na początku można było zwolnić tego pracownika, czy też zrezygnować ze współpracy, ponieważ sobie nie radził. Natomiast tutaj przeczucie managera i chęć dania temu pracownikowi szansy, spowodowała to, że on sprawdził się na innym stanowisku. Teraz zarządza kuchnią i daje organizacji dużą wartość. Jak rozmawiałem z tym pracownikiem, to powiedział mi, że na początku pracy w tej obsłudze klienta nie czuł się najlepiej, nie czuł się komfortowo czy pewnie. Ta praca, którą teraz wykonuje jest dla niej idealna. 

Zadbaj o zdrowie swoich pracowników

Pandemia trwała ponad dwa lata, to czas, którego nikt się nie spodziewał. Praca zdalna, praca której nie mamy na co dzień, bardzo wpłynęła na psychikę ludzi. Jesteśmy stadni. Trochę tą stadność nam zablokowano. Zmieniła się forma pracy. Niektórzy pracownicy już nie wrócą do takiej typowo biurowej, tylko ta praca zdalna już z nimi pozostanie. A prawda jest taka, że kwestia zdrowia psychicznego, dobrego samopoczucia, będzie wpływała bezpośrednio na efektywność i zaangażowanie tych ludzi. Ludzie, którzy nie czują się z tym dobrze, którzy nie radzą sobie w tego typu sytuacjach, nie będą efektywni lub nie będą dobrze wykonywać swojej pracy. To nie chodzi o to, że mamy dawać im terapeutów czy psychologów, chociaż jest to bardzo dobra opcja. Znam kilka organizacji, które wdrożyły tego typu porady terapeutyczne. Dały pracownikom dostęp do psychologa i okazało się, że cieszy się to dużym powodzeniem. Nie wszyscy chcą sobie na to pozwolić albo nie wszyscy potrafią. Patrząc na nasze społeczeństwo, psycholog czy terapeuta kojarzy się nam negatywnie – jak ja mam iść do psychologa czy terapeuty to znaczy, że jest coś ze mną nie tak. To jeszcze wynika trochę z naszej historii i z naszego podejścia. Wynika to może trochę też z braku wiedzy czy przekonania, że trzeba być twardym – my jako Polacy jesteśmy twardzi i silni, nic nas nie może powstrzymać. Więc zadbajmy o zdrowie naszych pracowników, dajmy im taką przestrzeń. Da się zauważyć, że z ludźmi coś się dzieje, że ludzie nie działają tak jak zwykle, ich efektywność jest mniejsza nie tylko na poziomie wyniku, ale i na poziomie zaangażowania. Więc zadbajmy o zdrowie naszego pracownika, dajmy mu czasami trochę więcej wolnego, urlopu. Wypuśćmy go do domu, dajmy mu odpocząć. To pokazuje, że – drogi pracowniku jesteś dla mnie ważny.

Zainwestujmy w edukację i rozwój nowych umiejętności

Tak naprawdę, oprócz tego, że z mojej perspektywy cały czas powinniśmy dbać o rozwój umiejętności naszych pracowników i uczyć ich, to szczególnie w ciągu ostatnich dwóch lat w związku z szerokimi zmianami, które pojawiły się na rynku, tym bardziej ten aspekt inwestowania w edukację i rozwój nowych umiejętności jest ważny. Pewnie pomyślisz sobie teraz: dlaczego ja mam inwestować w ludzi, przecież oni za chwilę odejdą? Bardzo lubię taki cytat – „Szefie, managerze, drogi kierowniku a co, jeśli zostaną?”. To jest bardzo dobre pytanie. Czy stać nas na to, żeby nie inwestować w ludzi, jeżeli oni zostaną w naszej organizacji? Jeżeli my nie będziemy w nich inwestować, to czy tak naprawdę stać nas na to, kiedy rynek się zmieni, jest trochę bardziej konkurencyjny, zmienia się kwestia podejścia, zaczynamy wykorzystywać inne narzędzia niż do tej pory. Zaczynamy docierać w inny sposób do nowych klientów. Więc ważne jest to abyśmy zainwestowali w naszych ludzi, abyśmy my jako organizacja nie inwestowali i nie rozwijali się tylko w zakresie nowego sprzętu, nowych maszyn czy urządzeń. Co ciekawe, w 2020 roku, kiedy przyszła pandemia, ja jako właściciel firmy szkoleniowo doradczej w ciągu 3 dni wykasowałem kalendarze na 9 miesięcy do przodu. Pierwszą rzeczą, którą się ścina i uważa za mało ważne są szkolenia. Traktuje się je jako nieistotne. Z jednej strony ja to oczywiście rozumiem, z innej strony wiele firm z którymi do tej pory pracujemy, stwierdziło całkowicie inaczej. To jest idealny moment na rozpoczęcie działań rozwojowych. Teraz mamy chwilę na to, żeby się uczyć, doskonalić. By nasi ludzie, teraz gdy się zatrzymaliśmy, byli gotowi, gdy już wystartujemy. Dzięki temu wiele firm wygrało, poszło do przodu. My też zainwestowaliśmy szereg czasu po to by przeformułować nasze działania szkoleniowo-warsztatowe. By móc zacząć działać online, by w tej formie zacząć osiągać konkretne efekty i wdrażać je w inne działania. Dotychczas podstawowa forma, którą przyjmowaliśmy w kontekście działań stacjonarnych, przez długi czas nie mogła się odbyć. Patrząc dzisiaj w to co zainwestowaliśmy dwa lata temu, widzę, że cały czas nam się zwraca. Nie musimy zamykać znowu firmy, tylko możemy efektywnie działać online. Co więcej, wypracowaliśmy takie sposoby, które niczemu nie ujmują w formie stacjonarnej. To jest dla mnie osobiście i tak bezpośrednio coś z czego jestem dumny i z czego się bardzo cieszę.

Potrzebuje przywództwa opartego o zaufanie i otwartą komunikację

Musimy zarządzać w oparciu o zaangażowanie ludzi i budowanie poczucia sensu w ich pracy. Musimy być blisko tego pracownika, czyli musimy być dostępnym szefem. My mamy przewodzić nimi, oni mają nam ufać. Ale jak jesteśmy w stanie to zrobić, jeżeli nie mamy dla nich czasu? Rozmawiam z dyrektorami, managerami i pytam się ich – Ile czasu procentowo inwestujesz w pracę ze swoimi ludźmi? Okazuje się, że bliżej nam do 5/10%, ponieważ oczywiście jest jeszcze szereg raportów, innych działań do wypełnienia, działania strategiczne i rozwojowe. Ja nie muszę szukać daleko, ponieważ tak jak mówiłem, będę się dzielił swoimi doświadczeniami i swoimi błędami. Ja też za mało czasu poświęcam swoim ludziom. Mam wiele ładnych wymówek, ponieważ jak przyszła pandemia to przecież był to czas na zmianę strategii. Po pandemii, czy w trakcie pandemii trzeba podejmować pewne działania, które jeszcze ukierunkują nas na nowych klientów. Na nowe działania czy projekty, które możemy realizować. Więc okazuje się, że ja też mam bardzo mało czasu dla ludzi. To jest bardzo duży błąd, który nadal popełniam. Oczywiście są inne działania, które cały czas są ważne. Są tematy w które się angażuję. Oprócz tego, że zarządzam firmą, prowadzę projekty rozwojowe, cały czas rozwijam markę czy też wspieram inne działania. To jest takie usprawiedliwienie, które zawsze znajduję. Ja jestem, można powiedzieć sam sobie szefem i to ja decyduję czy mam czas dla ludzi czy nie. Niektórzy mogą powiedzieć: „Okej, mamy narzucone wiele tematów”, ale to ode mnie zależy, czy jestem w stanie sobie tp zaplanować. Nawet jeżeli masz narzuconych wiele tematów, to tak naprawdę możesz sobie zaplanować tydzień czy miesiąc w taki sposób, żeby znaleźć czas dla ludzi. Ja w tym roku zaplanowałem sobie taki jeden dzień w tygodniu, który jestem cały dzień w firmie. Będąc w firmie, nawet jeśli nie będziemy cały dzień spędzać z ludźmi to będę dostępnym szefem. Jeżeli będą mnie potrzebować to będę w stanie porozmawiać. Wtedy też będę planował różnego typu spotkania, podsumowania działania, a o tym pewnie w innym artykule opowiem Wam więcej. To, że potrzebujemy przywództwa opartego o zaufanie i komunikację jest bardzo ważne. Jeżeli ludzie będą Wam ufać, jeżeli otwarcie będziecie się z nimi komunikować to też będą chcieli zadbać o Waszą firmę.

Hierarchiczny system zarządzania przeszedł już do lamusa

Niestety muszę Was poinformować, że zmieniły się czasy. Zmienili się ludzie, to nie są ci sami pracownicy co dziesięć lat temu. Zmieniło się pewne pokolenie i ci ludzie potrzebują i oczekują czegoś innego. Organizacje muszą zadbać o zdrowie psychiczne swoich pracowników o czym mówiliśmy już wcześniej i zainwestować i ich edukację. Co więcej, musimy również zmienić podejście do typowego i standardowego typu zarządzania. Ludzie chcą mieć wpływ, ludzie chcą angażować się w szereg działań, więc musimy im na to pozwolić. Muszą poczuć się ważni i muszą wiedzieć co robią. Mam tutaj taką krótką historię, gdzie faraon Cheops przechadzał się po wielkim placu budowy, która jak wiecie czy też nie trwała 20 lat. Przechadzając się spotkał jednego robotnika i zapytał:  „Słuchaj, co robisz?”. On mówi: „Wykuwam kamienie.” Przechadzał się dalej tym placem, zaczepił kolejnego pracownika i zapytał o to samo, a on odparł:  „Przewożę kamienie.” Oczywiście mówiąc przewożę kamienie weźmy pod uwagę jedną ważną rzecz. Każdy z nich ważył od kilku do kilkunastu ton, więc nie przewoził tego sam. Natomiast na potrzeby naszej historii pozwólcie, że będę kontynuował, ponieważ zagadał tylko do jednego z nich. Idąc dalej zapytał kolejnego pracownika o to co robi, odpowiedział: „Układam kamień na kamieniu.” Idąc dalej zapytał kolejnego a on odpowiedział:  „Ja? Ja buduję piramidę.” Po co ta historia? Każdy z tych pracowników miał swoje zadanie. Wykonywał swoje zadanie, robił to co potrafił i do czego został przydzielony. Chodzi tutaj o to, że jeden z nich po prostu wykuwał kamienie, inny przewoził a kolejny układał jeden na drugi a jeszcze inny, który wykonywał dokładnie to samo zadanie, on miał poczucie sensu. Wiedział co robi, on budował piramidę. Pozwólcie Waszym ludziom budować piramidę w Waszych organizacjach. Pozwólcie waszym ludziom poczuć i wiedzieć, że to co oni robią i to za co są odpowiedzialni ma większe znaczenie. Jak oni mają zadbać o firmę czy wynik, kiedy bazują na bardzo małym wycinku informacji? Nie dajemy ludziom informacji co mogą zrobić, dlaczego to robimy i po co. Dlaczego ich zadanie i to co robią jest tak ważne dla całej organizacji. Ludzie są najważniejsi. Bez nich wielu rzeczy nie jesteśmy w stanie osiągnąć albo nie jesteśmy w stanie ruszyć. Jeżeli są dla nas tak ważni to dajmy im poczucie sensu. Ludzie tego potrzebują, zadbajmy o to i dajmy im to poczucie. Dajmy ludziom angażować się w konkretne działania. To oni niech będą autorami szeregu zadań, które mogą wprowadzić, zmian, które mogą wdrożyć, bo nikt inny jak tylko oni, wiedzą co w firmie nie działa, co trzeba poprawić. My czasami podejmujemy decyzje z góry i nie widzimy tego co się dzieje na dole. To pracownik, który daną firmę obsługuje, to pracownik, który odpowiada za dany proces, który obsługuje reklamacje. To on wie z jakimi problemami spotyka się najczęściej. Angażujmy ich w to, żeby oni sami mogli wybierać pewne działania albo mieli wpływ na to co robią. Zarządzajmy w oparciu o zaangażowanie ludzi.

Budujmy poczucie sensu pracy jaką wykonują nasi ludzie

Wracając trochę do naszego hierarchicznego systemu zarządzania i do historii o Faraonie na placu budowy. Dajmy ludziom sens, budujmy sens ich pracy i wykonywanych przez nich zadań. To jest ważne, bo to o czym mówiliśmy sobie wcześniej – zaangażowania ludzi nie można kupić. Według badań przeprowadzonych przez Microsoft, aż 41% pracowników rozważa odejście z pracy w ciągu najbliższego roku. Co to oznacza? Oznacza to, że prawie połowa ludzi w kolejnym roku odejdzie. Zastanówmy się, ile jako organizację będzie to nas kosztować. Jak dobrze wiemy, są to ogromne koszty. Ja chcę, żeby moi ludzie zadbali o moją firmę, żeby zadbali o wynik, żeby chcieli się zaangażować. Więc warto jest, żebym włożył w nich dużo więcej energii. 

Najważniejszy błąd

Drogi Szefie, Managerze, Pracowniku warto zadać sobie pytanie, czy ja jako szef mam dla ciebie czas i czy ten czas jest dla ciebie wystarczający? Każdy z pracowników jest inny i nie każdy potrzebuje tego samego zaangażowania. To moją rolą jako szefa jest to, żeby odpowiednio go rozdysponować. Musimy pamiętać o ludziach, którzy potrzebują tego wsparcia. Na koniec mam jeszcze taką wisienkę na torcie – Najwięcej czasu nie inwestujemy w tych pracowników, którzy osiągają swoje cele w 100%, ponieważ uważają, że oni takiego wsparcia nie potrzebują i to jest największy błąd. Jest to największy błąd w zarządzaniu, bo najwięcej inwestujemy w tych, którzy czegoś nie robią. Drogi Szefie, Drogi Managerze nie zapominaj o swoich ludziach, którzy na co dzień realizują swoje cele, a Ty nie masz dla niego czasu i go nie doceniasz. A jak kiedyś mu się noga podwinie to wtedy ten czas akurat znajdujesz.