Zamiast posłuchać możesz poczytać

Dla ogranizatorów i uczestników

No dobrze, przejdźmy w takim razie do spotkań, do tego, w jaki sposób je organizować, bo każdy z Was ma szereg doświadczeń i dobrze wie, ile czasu stracił na spotkanie. Aby więc tego czasu nie tracić, dzisiaj opowiem Wam o 7 wskazówkach, które mogą pomóc Wam w organizowaniu dobrych spotkań. Niezależnie czy jesteś organizatorem, czy jesteś uczestnikiem, to warto te wskazówki wdrożyć. Możesz poinformować swojego szefa, że dobrze było by coś zmienić, żebyście mogli ten czas spędzić jak najbardziej efektywnie. W takim razie lecimy do pierwszej wskazówki. 

1. Czas spotkania

Jedna z najważniejszych rzeczy: określ czas spotkania. To, ile tak naprawdę potrwa spotkanie ma ogromne znaczenie. Ogromne znaczenie dla każdego uczestnika tego spotkania, no bo każdy z nas ten czas planuje. Tego czasu mamy mało, więc jedną z kluczowych rzeczy jest to, żebyśmy określili w ramach, ile potrwa takie spotkanie.
Jak dobrze wiemy, nawet jeżeli jest to określane, okazuje się potem, że spotkanie się przedłuża, czy spotkanie się opóźnia, bo ktoś przyjdzie za późno, bo sam organizator spotkania nie przyjdzie na czas, więc ważne jest to, żeby nie tylko określić, ile potrwa spotkanie, ale żeby tych ram się trzymać. Ważne też jest to, w kontekście określania czasu, ile my tak naprawdę czasu planujemy na dany temat na dane zagadnienie, które chcemy poruszyć w trakcie spotkania, czyli ten czas musimy podzielić na bloki. Jeżeli podczas spotkania chcemy poruszyć kilka tematów, wtedy też warto jest określić, ile czasu mam na dany temat. Najgorsze jest to, że czasami jeden temat się przedłuża, a mamy zaplanowane 4 inne i się okazuje, że 80% czasu tracimy na temat pierwszy, a potem po macoszemu traktujemy 3 inne tematy, które dla wielu tych osób, które biorą udział w spotkaniu, mogą być ważne i istotne. Kolejna rzecz, czym krótsze spotkanie, tym jesteśmy w stanie utrzymać większą uważność uczestników. Kiedy więc planujemy spotkania, warto te spotkania skracać, czyli warto ustalać je w takim terminie czasowym, żeby ono się nie przedłużało. Im dłużej trwa spotkanie, tym nasza uważność spada, nawet kiedy ja prowadzę warsztaty, to dokładnie tak samo jest, że uczestnicy nie są w stanie utrzymać uważności przez półtorej godziny i  dlatego też warto jest to spotkanie skrócić. Do jakiego przedziału czasu, już nie mi to oceniać, natomiast z mojej perspektywy takie 45 minut to jest czas w miarę optymalny. Oczywiście w miarę optymalny, bo wszystko zależy od sytuacji. Jeżeli możemy załatwić coś spotkaniem 15 minutowym dokładnie to zróbmy. A może warto czasami zastanowić się nad tym, czy na pewno wszystkie tematy musimy poruszać podczas jednego spotkania? Jeśli są to tematy, które odbiegają od siebie bardzo daleko i dotyczą różnych aspektów, t może warto to przemyśleć i zastanowić się, czy w danym czasie określić 1 – 2 tematy, a resztę pozostawić tak naprawdę na kolejne spotkanie? 

2. Agenda

Kiedy mamy już określony czas spotkania, ważna jest agenta, czyli wskazówka druga to: przygotuj agendę. Pierwszą taką najważniejszą rzeczą jest to, żeby określić cel spotkania i efekt, jaki my chcemy uzyskać po tym spotkaniu, bo najgorsze jest to, jeżeli ludzie nie wiedzą, po co my się spotykamy i jaki jest jego cel, co mam być jego efektem? Co ma być produktem tego spotkania? Wtedy tak naprawdę każdy może dorzucać kilka swoich tematów, kilka rzeczy, no i to spotkanie nam się rozmywa po prostu, więc dlatego też określenie tego tematu ma ogromne znaczenie. Określić cel i efekt spotkania.
To, co już wspomniałem chwilę wcześniej, unikajmy wielowątkowości Wielowątkowości, czyli poruszania wielu wątków podczas jednego spotkania. Ja rozumiem, że czasami mamy zespoły, które widzą mi się w okresie raz na 2 tygodnie raz na miesiąc i wtedy konieczne jest poruszenie większej ilości tematów, natomiast czym mniejsza wielowątkowość poruszana na danym spotkaniu, tym efekt tego spotkania może być dużo lepszy, dużo bardziej konkretny, dużo głębiej możemy wejść na tym spotkaniu w szczegóły, które będą miały znaczenie do osiągnięcia celu czy efektu, który sobie zakładamy. Należy również jasno wskazać w tej agendzie do uczestników spotkania, co kto ma przygotować. Pamiętam takie spotkania i takie sytuacje, w których ja brałem udział w spotkaniu jako uczestnik i szef był zaskoczony, czy też organizator spotkania, że ktoś nie przygotował jakiś danych albo zaczyna zadawać mi pytanie, na które ja nie znam odpowiedzi, bo nie miałem czasu się do nich przygotować i tak naprawdę albo wtedy siadam i szukam tych odpowiedzi w laptopie, szukam na mailach, przeliczam coś i teraz temat na który mieliśmy zaplanowane 15 minut przedłuża się, ponieważ ja potrzebuję X czasu na odnalezienie tych danych. I co jest w tym najgorsze? Jeżeli jest większa ilość uczestników tego spotkania, to oni tracą swój cenny czas, bo ten temat może ich w całości nie dotyczyć albo tak naprawdę równie dobrze moglibyśmy wiele tematów załatwić szybciej, więc warto jest wskazać, co konkretnie mamy przygotować na dane spotkanie.
Nie możemy też zaskakiwać ludzi. Biorąc pod uwagę to, że zaczynasz zadawać pytania, na które uczestnik spotkania nie zna odpowiedzi, pomyśl, jak się on czuje na tle grupy?
Jak on się czuje wśród innych osób? Tak naprawdę nie czuję się najlepiej, bo jest zaskoczony. Nie potrafi odpowiedzieć, może być mu głupio, może się zestresować, etc… Ważne jest więc to, żebyśmy my nie zaskakiwali ludzi. Jeżeli ludzie wiedzą, co mają przygotować, to przygotują. Oczywiście jest założenie takie, że nie przygotują się do tego spotkania i to wydłuży czas spotkania, ale chodzi o to, że na spotkaniach ludzie mają się czuć dobrze, ludzie mają być przygotowani, to spotkanie ma być efektywne, a nie polegać na tym, że każdy teraz zagląda w maile szuka i się zastanawia. Kolejna rzecz, która jest ważna w kontekście agenty spotkania – jeżeli spotkanie dotyczy danego konkretnego tematu, ktoś ma coś przygotować, my będziemy rozmawiali o jakiś rzeczach, najlepiej wtedy załączyć konkretne materiały, które pomogą tym ludziom, które przydadzą się na spotkaniu. Jeśli ja będę miał prezentację, w której będę przedstawiał pewne rzeczy, to jeśli ludzie jej wcześniej nie znają, to, to co jest w prezentacji może ich zaskoczyć, znowu może się okazać, że oni nie będą mieli konkretnej informacji, albo nie będą wiedzieli, co powiedzieć, jak zareagować, więc warto dostarczyć materiały wcześniej. Ja wiem, że w tym temacie obawa jest taka, że jak inni otrzymają wcześniej materiały, przejrzą je i może źle zinterpretują albo wyciągną jakieś niepoprawne wnioski. Słuchajcie, jeżeli ja nie mam danych, to to spotkanie na pewno się przedłuży. Oczywiście pewnie są sytuacje, w których nie chcemy z jakiegoś powodu (dziwnego dla mnie) przekazać materiałów wcześniej. Chociaż rozumiem taki jeden powód, że jeżeli temat, który chcę poruszyć jest na tyle złożony, a prezentacja, czy dane są pewnym uproszczeniem i może spowodować to, że wpłynie to negatywnie na ludzi, czyli oni źle to zinterpretują, zablokują się, no nie wiem, wdrażamy nowy projekt, a oni nie są na to przygotowani, nie mamy zasobów, to przyjdą już na to spotkanie z pewnym nastawieniem, ale nie traćmy czasu swojego i nie traćmy czasu ludzi. Na 10 ostatnich spotkań, Drogi Słuchaczu, Droga Słuchaczko, zastanówcie się, ile z nich tak naprawdę odbyło się w czasie, czyli był zaplanowany czas w kalendarzu no bo wiemy, że w kalendarzach planujemy no i minuta do minuty na tyle trwało to spotkanie. Jeśli było krótsze – gratuluję! Jednak z moich doświadczeń wynika, że w różnego typu firmach i w różnego typu branżach spotkania się przedłużają. Nie ukrywajmy, ja sam organizując spotkania mam takie sytuacje, gdzie te spotkania się przedłużają. Unikam tego, bo to wpływa negatywnie na mój kalendarz na mnie i na ludzi, którzy się ze mną spotykają. Warto więc jasno wskazać, co mamy przygotować i jasno określić, dołączyć materiały, które są ważne jest.

3. Czas na przygotowanie

Idziemy do wskazówki trzeciej: daj czas ludziom na przygotowanie. Chodzi o jedną taką rzecz, że materiały czy agendę musisz wysłać na tyle wcześniej, ile wcześniej to już tak naprawdę zależy od spodkania, aby ludzie mieli czas się zapoznać i żeby ludzie mieli czas przygotować te rzeczy na spotkanie, aby ono było efektywne. Nie najlepszym rozwiązaniem są w ogóle spotkania ad hoc. Jednak często tak to bywa, mamy chwilę czasu, to zróbmy to, zorganizuję spotkanie. Czyli w zróbmy wrzutkę do kalendarza o 8 rano, że o 10:00 mamy spotkanie. Ludzie, którzy mają to spotkanie, a nie mieli go wcześniej, oni nie będą mieli czasu przygotować się do niego. Każdy ma swój zakres obowiązków, każdy ma swoje tematy do załatwienia. I, jeśli tego nie będziemy mieli, jeśli tego nie zrobimy, to ludzie nie będą w żaden sposób przygotowania, więc musimy dać im wystarczającą ilość czasu. Spotkania z dnia na dzień lub tego samego dnia nie są najlepsze, chyba że jest to spotkanie „ad hocowe”, w którym musimy krótko coś omówić, ustalić i nie potrzebujemy wielkiego przygotowania. To rozumiem, ale co najmniej 2 dni przed terminem spotkania to jest odpowiedni czas. Czasami może musimy więcej, jeżeli ktoś musi wykonać jakiś analizy. Pamiętaj o tym, bo to będzie wpływało bezpośrednio na to, czy spotkanie będzie efektywne, ludzie będą przygotowani i będą mogli w krótkim czasie powiedzieć to, co jest dla nich ważne. 

4. Regularność i cykliczność

Kolejna czwarta wskazówka: regularność i cykliczność spotkań. Warto określić cykliczność spotkań, czyli żeby spotkania odbywały się regularnie, a nie raz na pół roku, czy z „doskoku”. Jeżeli są tematy, które musimy z ludźmi poruszać, a one są, bo one się generują, bo to nie jest tak, że u ludzi nie pojawiają się różne problemy, że ludzie nie potrzebują podzielić się pewnymi informacjami czy skonsultować, więc warto jest organizować spotkania, które będą miały swoją cykliczność. Jaka ma to być cykliczność? Wszystko zależy od tematu, ale kiedy wejdziemy w pewien rytm, że spotkania odbywają się raz w tygodniu w poniedziałki, odbywają się codziennie albo odbywają się raz na miesiąc, raz na 2 tygodnie, raz na kwartał – nie ma znaczenia, ale wtedy też ludzie przyzwyczajają się do pewnego trybu. Coś jest pewnym standardem i wtedy łatwiej i efektywniej te spotkania prowadzić, bo jeżeli ja nie spotykam się z ludźmi przez długi czas, albo spotykam się nieregularnie, to nawarstwiają się różne tematy i te różne tematy powodują to, że ludzie czasami wychodzą poza zakres i obszar naszego spotkania i celu, bo jest coś, co chcieliby omówić, co chcieliby przedstawić, więc regularność zawsze pomaga. Spotkania są istotne, żeby ludzie właśnie przede wszystkim nie od biegali od tematów i czasami to jest tak, że jeżeli te spotkania nie odbywają się regularnie, to tak naprawdę to jest ich jedyna szansa na to, żeby powiedzieć o czymś, podzielić się czymś albo zaznaczyć pewną informację. W innych sytuacjach nie ma na to miejsca. Oczywiście mówimy o spotkaniach zespołowych, bo przecież rozmawiamy indywidualnie z ludźmi, ale cykliczność zawsze jest dobra, jeżeli jest możliwa.

5. Tylko dla zainteresowanych

Wskazówka piąta: zapraszaj tylko zainteresowanych. Czyli zapraszaj tylko osoby, które są zainteresowane na tematy spotkania, które tak naprawdę mają wpływ na ten temat, które mogą coś wynieść. Ja spotykam się bardzo często z sytuacjami, że zapraszamy wszystkich, a tak naprawdę temat dotyczy 30% osób i tak naprawdę reszta 70% osób siedzi na spotkaniu traci swój cenny czas, bo ten temat ich nie dotyczy albo dotyczy ich pobocznie i równie dobrze krótka notatka po spotkaniu wystarczyłaby na to, żeby ich poinformować o tym, co się zadziało. To jest ważna kwestia, żebyśmy nie angażowali czasu ludzi, którzy nie są konieczni i kluczowi, więc warto czasami zadać sobie to pytanie, czy na pewno ta osoba, do której wysyłam zaproszenie jest tutaj kluczowa, jest potrzebna, coś wniesie do tego spotkania, bo w innym wypadku będzie sytuacja, w której my będziemy tracili niepotrzebnie czas. Ludzie będą zdemotywowani takimi spotkaniami i okaże się, że na kolejne spotkanie przyjdą już z negatywnym nastawieniem, więc nawet jeżeli do tej pory tak to było, to zastanówcie się.

6. Zezwolenie na brak uczestnictwa

Szósta wskazówka: daj prawo nie uczestniczyć w spotkaniu. To Ty oceniasz na ile dana osoba jest kluczowa w danym procesie. Czasami te spotkania odbywają się większych grupach, ale może też tak być, że z punktu widzenia danej osoby, biorąc pod uwagę jego zakres obowiązków, czas, który ma, tematy, które musi dopiąć, bo nie znamy piorytetów i nie znamy rzeczy tego pracownika, on wcale nie jest na spotkaniu niezbędny. A więc dajmy ludziom prawo do tego, żeby nie uczestniczyli w danym spotkaniu.
Szczególnie, jeżeli jest to spotkanie cykliczne, jeżeli jest to wyjątkowa sytuacja, w której my musimy kogoś zaangażować i ktoś musi być – okej, ale jeżeli robimy cykliczne spotkania, nie każdy musi brać udział w tym spotkaniu. Dajmy ludziom zdecydować, jeżeli ma coś przygotować, żeby przygotować i przesłać dane i może to wystarczy, a wcale nie musi być obecny. Wystarczy, że może prześle krótką analizę, krótką prezentację i to załatwia temat i on wcale nie musi w nim brać udziału, tak samo jeżeli dostaniemy notatkę po spotkaniu, no to on musi się na przykład do niej odnieść. To jest kwestia ustalenia, ale dajmy prawo ludziom do tego, żeby nie uczestniczyli w spotkaniach. Znam takie firmy, w których takie prawo istnieje. Czyli mamy prawo, w którym ktoś ma prawo nie uczestniczyć w danym spotkaniu, ale nie jest to mile widziane, albo wtedy gdzieś tam jest powiedzianem, np. że jest to kolejne spotkanie, w którym Ty nie brałeś udziału, w którym Ty nie uczestniczyłeś i tak być nie może. Dajcie ludziom tę szansę, a zobaczycie, że te spotkania naprawdę przejdą na inny poziom efektywności. 

7. Unikanie spotkań stricte poświęconych krytyce

I na koniec moi Drodzy siódma wskazówka bardzo ważna i bardzo istotna: unikaj paszkwili. Co to oznacza? Oznacza to jedną kluczową rzecz: unikaj realizowania spotkań, które mają tylko na celu opierdziel dla ludzi, które są tylko powiązane, z tym, że coś nie działa, coś się wydarzyło złego. Niestety w wielu organizacjach jest tak, że spotykamy się z ludźmi czy organizują spotkania, tylko jeżeli cele nie są dowiezione, jeżeli coś się wywaliło i wtedy ludzie mają poczucie, że tak naprawdę spotykamy się z nimi tylko po to, żeby ich opieprzyć. Oczywiście my ładnie zorganizujemy to spotkanie. Zrobimy je w taki sposób, żeby żeby ono miało swój początek koniec i będziemy szukali usprawnień. Tylko, jeżeli to są jedyne spotkania, które odbywają się w firmie, które dotyczą trudnych sytuacji, nie dowiezienia tematu, nie dowiezienia budżetu, nie dowiezienia danego zadania, to będzie powodowało u ludzi bardzo dużą niechęć, obawę i tak naprawdę te spotkania nie będą wnosiły nic kreatywnego, bo ludzie będą przychodzili na to spotkanie tylko i wyłącznie po to, aby przyjąć na klatę OPR, więc to jest jedna z najważniejszych wskazówek. Dlaczego? Dlatego, że ludzie, żeby byli efektywni, muszą czuć się dobrze. Ludzie, żeby byli kreatywni, muszą mieć przestrzeń na tą kreatywność. W momencie, kiedy wytykamy im błędy, pokazujemy, co robią źle albo co nie działa wcale nie jest to najlepszym rozwiązaniem.

Podsumowanie

I to by było na tyle, jeżeli chodzi o czterdziesty szósty odcinek. Czterdziesty siódmy odcinek mam już z tyłu głowy – będziemy mówili sobie o tym, jak już powinno wyglądać takie spotkanie. Tu skupiliśmy się na organizacji. Czy Drogi Słuchaczu, Droga Słuchaczko jest jeszcze coś, co dodał/abyś do tej listy i uzupełnił/a ją o to, aby te spotkania były kluczowe i efektywne? Jeśli tak, zostaw komentarz na dole. Jeżeli zabierasz coś wartościowego z tego odcinka udostępni go dalej, zostaw łapkę do góry. Dla mnie to ma ogromne znaczenie. A jeśli potrzebujesz czegokolwiek w kontekście swojej firmy w kontekście sprzedaży zarządzania i szukasz wsparcia, to zapraszamy na darmową konsultację. Wejdź na stronę circinus.pl, zakładka „bezpłatna konsultacja” w prawym górnym rogu. Na pewno nie przegapisz, umów się na taką konsultację. Może się okazać, że znajdziemy wspólny temat i będziemy w stanie jakoś pomóc.