Zostaw numer telefonu, oddzwonimy!

Kto dziś na „home office”​?

Stało się! Niezależnie od tego, czy decyzją pracodawcy, czy swoją własną, a może przymuszony innymi czynnikami, rozpoczynasz pracę zdalną. Oczami wyobraźni widzisz się, być może z kubkiem gorącej kawy, w ulubionym dresie lub pidżamie, z laptopem na kolanach, i z ulgą myślisz o czasie zaoszczędzonym na dojazdach do biura, czy braku konieczności wychodzenia spod ulubionego kocyka. Bez wiecznie przeszkadzających Klientów / współpracowników / telefonów wyobrażasz sobie szybko uporać się z zadaniami i resztę czasu przeznaczyć na hobby lub odpoczynek. Opcja idealna!

A jak jest naprawdę? Podzielę się własnymi kilkunastomiesięcznymi doświadczeniami z pracy z domu, kiedy stawiałam pierwsze kroki jako trener freelancer – bez biura.

Pamiętasz jeszcze czasy studiów? Należałeś/należałaś do grupy przygotowującej się do sesji kilka miesięcy wcześniej czy raczej tych, którzy zostawiali naukę na ostatnią chwilę? No właśnie!

Z zabraniem się do pracy jest jak z zabraniem się do nauki przy sesji: nagle okazuje się, że jeszcze MUSISZ tylko uprzątnąć stół, skoczyć do żabki po mleko (do kawy!), włączyć pranie (takie piękne słońce to idealnie wyschnie). W końcu to tylko kilka minut, więc chyba mogę sobie na to pozwolić? W zasadzie to już nawet zabrałeś się do pracy, ale nagle przyjechał kurier z paczką i zupełnie wybił cię z rytmu… potem zadzwoniła mama, bo skoro “siedzisz w domu” to chyba masz chwilę czasu, żeby z nią porozmawiać, prawda? 16:00, ale jak to, przecież ja nic nie zdążyłem/zdążyłam dzisiaj zrobić! Od jutra zabieram się do pracy… tylko jak?

 

TIP 1 – dobrze zacznij

Nastaw sobie kilka budzików lub timer, które będą wyznaczały start Twojej pracy. Dobrze jest dać sobie samemu znać 15 minut wcześniej, że za kwadrans rozpoczynamy: będzie to informacja, żeby przygotować sobie kawę, podłączyć ładowarki, zalogować się do systemów. O wyznaczonej godzinie rozpoczynamy już właściwą pracę, bez biegania do lodówki po mleko czy szykowania kanapki 🙂 Jeśli nie obowiązują Cię konkretne godziny pracy, zaplanuj start swoich działań na okres, w którym jesteś najbardziej efektywny lub masz najmniej rozpraszaczy (np. kiedy dzieci jeszcze śpią).

TIP 2 – zjedz żabę

Bez czujnego oka szefa nad sobą często mamy pokusę, żeby te najbardziej nielubiane lub najtrudniejsze / najbardziej wymagające zadania odsuwać na sam koniec listy “to do”, po czym okazuje się, że na koniec dnia jesteśmy już zbyt zmęczeni, żeby się nimi zająć i przekładamy je na kolejny dzień. Tym samym często takie zadanie “wisi” nam nad głową zabierając cenną energię i dając poczucie braku efektywności. Zgodnie ze wskazówkami Briana Tracy należy “zjeść tę żabę”, czyli to najgorsze zadanie wykonać od razu w pierwszej kolejności, a każde kolejne będzie się już wydawało dużo łatwiejsze. Trudny telefon do Klienta? Kłopotliwa windykacji należności? Po prostu wykręć numer i załatw tę sprawę, a poczujesz ulgę i odniesiesz wrażenie, że teraz to masz już z przysłowiowej górki…

TIP 3 – zaplanuj harmonogram działań (i się go trzymaj!) 

Zazwyczaj rozpoczynając pracę zdalną mamy trudność z właściwą organizacją czasu pracy, dlatego zachęcam Cię, abyś dzień wcześniej lub z samego rana wypisał/-a wszystkie zadania do wykonania i realnie oszacował czas, jaki Ci one zajmą. Pamiętaj, żeby nie planować 100% czasu przeznaczonego na pracę: co najmniej 20% to sprawy spontaniczne i niezaplanowane tzw. “wrzutki” które – jeśli ich nie uwzględnisz, mogą zaburzyć Ci cały plan i spowodować dezorganizację dnia. Dodatkowo wykreślanie kolejnych zadań z listy “to do” działa motywująco. Planując czas rozpoczęcia pracy i przerw ustawiaj sobie timer (np. 90 min pracy ciągłej i 15 minut przerwy) tak, żeby czas przerw się nie rozciągał. W trakcie zaplanowanych przejdź się, wywietrz pomieszczenie o ile to możliwe i… wróć do “swojego domowego stanowiska pracy” na czas.

TIP 4 – unikaj efektu piły

Jeśli coś stale przeszkadza Ci w realizacji zadań, masz do czynienia z tzw. „efektem piły”. Człowiek oderwany od wykonywanego zadania, nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na ponowne wciągnięcie się do pracy. Statystycznie w ten sposób marnuje się aż 28% naszego czasu. Powrót do pracy nie jest jednak prosty i zajmuje zwykle od 10 do 25 minut (o ile w ogóle do niej wracamy). Dlatego wyeliminuj wszelkie rozpraszacze: wycisz telefon lub powiadomienia z social mediów, ustal z rodziną / współlokatorami, kiedy jest czas, w którym nie wolno Ci przeszkadzać, a jeśli trzeba, ubierz słuchawki wyciszające i wyraźnie oddziel czas obowiązków zawodowych i domowych.

Mam nadzieję, że te podstawowe wskazówki pozwolą Ci przetrwać najbliższe 2 tygodnie (a może dłużej?) z poczuciem efektywnie wykorzystanego czasu 🙂 A jakie są Wasze sprawdzone sposoby na pracę zdalną? Jak sobie radzicie z rozpraszaczami i pokusami? Podzielcie się w komentarzach!

Edyta Plucińska
Trener biznesu, ekspert HR